Kiểu văn bản
Công việc được tiến hành với ba kiểu văn bản:
Mỗi văn bản có thể đính kèm một hoặc nhiều tệp (ví dụ, hình ảnh, hình quét của văn bản giấy).
Văn bản đến
Trong
phần mềm quản lý tài liệu, văn bản có tính năng ghi nhận văn bản, tài liệu đến từ pháp nhân, cũng như các cá nhân phù hợp với truyền thống quản lý hồ sơ trong thực tế áp dụng tại Việt Nam và trên thế giới.
Sơ đồ thông thường khi quản lý tài liệu, văn bản đến:
- ghi nhận sơ bộ văn bản đến;
Văn bản đi
Trong phần mềm quản lý tài liệu, văn bản, văn bản đi có thể được tạo độc lập hoặc trên cơ sở trả lời văn bản đến. Nhân viên văn thư sẽ thực hiện đánh số văn bản đã đăng ký cho văn bản đi sau khi văn bản được thống nhất và phê duyệt bởi người có trách nhiệm.
Sau khi ghi lại văn bản đi là văn bản trả lời cho văn bản đến thì trong văn bản đến sẽ tự động đặt dấu hiệu Đã gửi trả lời.
Sơ đồ thông thường khi xử lý văn bản đi:
- thống nhất ý kiến văn bản đi;
Văn bản đến và văn bản đi tự động liên hệ với nhau bởi đường dẫn.
Văn bản nội bộ
Trong phần mềm quản lý tài liệu, văn bản, văn bản nội bộ là các văn bản tổ chức hành chính và văn bản tra cứu có tính chất chính thức, ví dụ như các quyết định theo các hoạt động chính, văn bản quản lý hồ sơ nhân sự, biên bản, ghi chép công việc...
Sau khi đã thống nhất và duyệt, nhân viên vă thư hoặc người chịu trách nhiệm khác sẽ thực hiện đánh số thứ tự đăng ký cho văn bản nội bộ.
Dạng văn bản
Dạng văn bản là đặc tính quan trọng của văn bản. Dạng văn bản xác định:
- thời hạn chuẩn để thực hiện văn bản;
- lộ trình hóa xử lý văn bản;
- các quy tắc tạo số thứ tự đăng ký.
Trong chương trình có thực hiện các bản ghi riêng về dạng văn bản đi, văn bản đến và văn bản nội bộ.
Đánh số văn bản
Trong phần mềm quản lý tài liệu, văn bản "1C:Quản lý văn bản (ECM)" có hệ thống tạo số thứ thự đăng ký của văn bản một cách mềm dẻo tùy thuộc vào ngày, dạng văn bản, người trao đổi tin (đối với văn bản đi và văn bản đến) và bộ phận. Có thể quy định bộ đánh số riêng cho mỗi dạng văn bản.
Thẻ văn bản
Trong phần mềm quản lý tài liệu, văn bản, trên văn bản mới có tự động đưa ra thẻ đăng ký ghi nhận. Người sử dụng có thể tự tùy chỉnh hình dạng bên ngoài của thẻ và tập hợp các trường của thẻ đối với mỗi dạng văn bản. Có thể thêm mới, cũng như xóa bỏ các trường bổ sung. Thẻ văn bản có thể được tách riêng để in.
Nhờ có thẻ của văn bản đi và văn bản đến bất kỳ mà có thể xem toàn bộ lịch sử liên lạc với người trao đổi tin.
Các thuộc tính bổ sung của phần mềm quản lý tài liệu, văn bản
Các thuộc tính bổ sung (mục tin và thông tin) được tùy chỉnh bởi người quản trị hoặc người sử dụng chịu trách nhiệm về thông tin tra cứu. Có thể tùy chỉnh riêng các thuộc tính bổ sung đối với mỗi kiểu (văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ) hoặc dạng văn bản. Để gắn thuộc tính với dữ liệu, có sử dụng tập hợp các thuộc tính.
Ví dụ về tùy chỉnh các thuộc tính bổ sung: có thể đặt dấu hiệu thiết thực và bổ sung dấu hiệu đặc biệt đối với văn bản nội bộ có dạng "Bản ghi nhớ".
Tính năng khác
- Trong chương trình có hỗ trợ việc quản lý truy cập cá nhân. Khi đó có xem xét các tùy chỉnh cho phép hạn chế quyền truy cập của nhân viên với các văn bản được đưa vào và thông tin cá nhân.
- Các văn bản nội bộ được lưu trong cấu trúc tệp được sử dụng để sắp xếp và hạn chế quyền truy cập đến các văn bản đó.