Sự hiểu lầm là điều thường xuyên xảy ra trong cuộc sống và trong công việc, nguyên nhân một phần là do công nghệ phát triển cho phép chúng ta giao tiếp nhanh hơn, thế nhưng không phải cái gì nhanh hơn cũng tốt hơn.
Một số hiểu lầm chỉ làm bạn cảm thấy khó chịu đôi chút, nhưng có những hiểu lầm có thể tạo nên xung đột hoặc làm xáo trộn các mối quan hệ.
Bằng kinh nghiệm thực tiễn của bản thân, doanh nhân khởi nghiệp John Rampton (nhà sáng lập dịch vụ thanh toán Due) đã chỉ ra 5 lý do thường dẫn tới các hiểu lầm trong giao tiếp và cách thức để ngăn ngừa chúng trong tương lai.
1/ Nhớ rằng những điều bạn nghĩ chẳng có ai khác hiểu, trừ bạn ra
Viết hoặc nói thành lời những gì bạn đang nghĩ là điều không hề dễ dàng, và thậm chí còn là một thách thức nếu bạn cứ cố làm nhiều việc một lúc vào thời điểm không thích hợp.
Nhóm của Rampton đã chịu ảnh hưởng rất nhiều từ nguyên nhân số 1 này, nhất là những khi Rampton giao phó nhiệm vụ và trông đợi các thành viên trong nhóm sẽ biết chính xác những gì mà anh đang suy nghĩ trong đầu.
Giải pháp tốt nhất ở đây là bạn nên để cho người khác biết tất cả những gì bạn đang nghĩ, ngay cả khi bản thân bạn cũng chưa hoàn toàn rõ ràng về điều đó. Bạn nên để mọi người cùng đóng góp ý tưởng khi làm việc cùng nhau, qua đó bạn có thể đạt được kết quả tốt nhất có thể. Bản thân Rampton cũng hay nói ra những lời hướng dẫn của mình và ghi chúng lại thành một bản tóm tắt nhỏ để mọi người trong nhóm biết chính xác những gì anh đang nghĩ. Qua nhiều năm, điều này đã giúp Rampton rất nhiều trong việc cải thiện các mối quan hệ trong làm việc nhóm.
2/ Tránh phức tạp hóa nội dung trao đổi
Trong lần hợp tác kinh doanh đầu tiên của Rampton, anh đã thường xuyên nói xối xả, bao gồm cả những điều không nên nói trước mặt đối tác. Điều này không chỉ gây ra hiểu lầm, mà còn dẫn đến việc hợp đồng giữa đôi bên sớm kết thúc.
Rampton nhận thấy điều này cũng thường xảy ra với những người có tư duy sáng tạo. Những người này hay có xu hướng trình bày quan điểm của mình bằng nhiều ngôn từ phức tạp, và điều này thường khiến cho thông điệp của họ khó tiếp cận được người nghe.
Để làm chủ được nghệ thuật trình bày ý tưởng đúng trọng tâm, trước tiên hãy viết ra những gì bạn muốn nói, sau đó bắt đầu gọt dũa chúng cho đến khi tối giản được từng câu từng từ nhưng vẫn không làm mất đi ý nghĩa chính của thông điệp bạn muốn truyền tải. Hạn chế việc sử dụng quá nhiều tính từ hoặc thán từ để trình bày quan điểm.
3/ Kiểm soát cách thể hiện của bản thân
Nên nhớ rằng bạn không thể kiểm soát được những gì đang diễn ra ở phía người nhận thông điệp. Nếu người ta đang ở trong tâm trạng tồi tệ, họ có thể hiểu thông điệp của bạn theo cách mà bạn chẳng bao giờ ngờ tới. Mặc dù bạn không thể kiểm soát phản ứng của người nhận, nhưng bạn có thể nỗ lực loại bỏ những cảm xúc không cần thiết, và hãy giữ một thái độ chuyên nghiệp trong bất kỳ tình huống giao tiếp kinh doanh nào.
Bản thân Rampton luôn ghi nhớ bài học: “Bạn có thể nói bất cứ điều gì cho bất cứ ai, nhưng cách thức bạn nói sẽ quyết định việc bạn nhận được phản ứng tích cực hay tiêu cực”.
4/ Hạn chế viết tắt hoặc sử dụng biểu tượng cảm xúc (emoji) để thay thế từ ngữ
Rampton đã từng thường xuyên sử dụng biểu tượng mặt cười, nhằm giúp cho người nhận hiểu rằng bản thân anh rất hài lòng với thông điệp của họ. Tuy nhiên, đến khi Rampton bắt gặp những từ viết tắt hoặc những emoji chưa từng thấy, anh đâm ra bối rối và không hiểu người nói muốn truyền đạt thông điệp gì. Và khi đó, ít có ai đủ thời gian để tra cứu xem những biểu tượng hay cụm viết tắt đó nghĩa là gì.
Có lần, Rampton đã rất giận dữ với cấp dưới của mình. Sau ngày hôm đó, khi Rampton nghĩ rằng tất cả mọi thứ đã lắng xuống, cô nhân viên cấp dưới đã gửi cho anh tin nhắn với một chuỗi các emoji: em bé, bình sữa, bệnh viện và một cái nơ màu hồng. Rampton nghĩ rằng: “Ồ, vậy là cô này đang xem tôi là em bé. Cô ấy cần biết việc gọi sếp là baby không phải là điều khôn ngoan!”.
Sau đó, trong một cuộc trò chuyện khác qua điện thoại, có người cho Rampton biết rằng cô nhân viên ấy rất hạnh phúc vì ngày hôm ấy cô được hay tin Rampton vừa có con gái. Lúc đó, Rampton đã không giữ được bình tĩnh và suýt chút nữa anh đã sa thải nhân viên của mình chỉ vì một tin nhắn đáng yêu nhưng thể hiện không đúng cách và đúng lúc.
Bài học mà Rampton rút ra là: ngay cả khi bạn là chuyên gia sử dụng emoji và các từ viết tắt, đừng nghĩ rằng những người khác cũng am hiểu ý nghĩa của chúng như bạn. Hãy giữ tác phong chuyên nghiệp, và để dành các emoji và từ viết tắt cho những người bạn thân.
5/ Chắc chắn về ý nghĩa thông tin mà mình nhận được
Có nhiều trường hợp người ta sẽ không muốn tiếp thu thông điệp bởi vì họ cho rằng mình đã biết sẵn những gì sắp được nghe, hoặc là họ đang bận rộn chuẩn bị câu trả lời của riêng mình. Điều này cũng tương tự khi bạn cho rằng mình đã biết sẵn nội dung của một email hoặc tin nhắn mà không cần đọc kỹ. Điều này có thể do bạn đang mệt mỏi, rối trí hoặc bị phân tâm, hoặc có khi thông điệp đó đến từ một đồng nghiệp mà bạn không thích. Và dĩ nhiên, hậu quả của việc không chịu tiếp thu kỹ là vô cùng khó lường.
Hãy chậm rãi và đọc tin nhắn nhiều hơn một lần trước khi đưa ra các giả định của bản thân. Bạn nên tập trung đọc, suy nghĩ kỹ và sau đó đọc thêm một lần nữa trước khi đưa ra kết luận. Nếu bạn vẫn không chắc chắn, hãy hỏi lại để chắc chắn rằng bạn đã hiểu rõ thông điệp. Rampton nhận ra rằng những nhân viên có được kỹ năng này có thể là nhà lãnh đạo tiềm năng.
Việc giao tiếp hiệu quả đòi hỏi phải thực hành và luyện tập thật nhiều, và chính Rampton cũng cho biết bản thân mình vẫn chưa hoàn thiện kỹ năng này. Nhưng giờ đây, anh đã biết cách suy nghĩ kỹ khi nhận được những tin nhắn khiến mình tức giận, nhằm tránh nổi nóng quá sớm trước khi hiểu rõ ngọn nguồn. Rampton cũng luôn ghi nhớ những lý do khiến việc hiểu lầm xảy ra để nhắc nhở bản thân phải quan tâm nhiều hơn đến cách đọc, cách viết hay nói ra những thông điệp của mình.