11 bí quyết làm việc của người "siêu năng suất"-p2

 

Những người “siêu năng suất” không cho phép email trở thành “kẻ phá rối”. Bên cạnh việc kiểm tra email theo khung giờ đã định, họ biết cách sắp xếp và chọn lọc những email quan trọng nhất tùy theo người gửi là ai. Một số người thậm chí còn cài đặt chế độ tự trả lời nhằm thông báo cho người gửi biết thời điểm họ sẽ kiểm tra email.

 

8. Không cố làm nhiều việc cùng lúc

 

Người “siêu năng suất” biết rằng việc đa nhiệm (multitasking) là kẻ thù thực sự của năng suất. Kết quả nghiên cứu của Đại học Stanford cho thấy, thói quen ôm đồm nhiều việc khiến năng suất giảm so với chỉ thực hiện một nhiệm vụ vào một thời điểm. Các nhà nghiên cứu nhận thấy những người thường xuyên bị tấn công tới tấp bởi quá nhiều thông tin điện tử sẽ không thể tập trung được, hay nói cách khác là mất tập trung.

 

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu một vài người thực sự có khả năng làm nhiều việc cùng lúc? Các nhà nghiên cứu của Đại học Stanford đã so sánh nhiều nhóm người khác nhau dựa vào mức độ đa nhiệm của những người này cũng như niềm tin của họ về tính hiệu quả của đa nhiệm. Kết quả là những người nào càng tin vào đa nhiệm và càng hay đa nhiệm thì lại càng kém hiệu quả hơn so với những người thích tập trung vào một việc.

 

Nguyên nhân là do người đa nhiệm gặp khó khăn hơn trong việc tổ chức ý tưởng cũng như sàng lọc thông tin, và họ cũng chậm chạp hơn trong việc chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.

 

Đa nhiệm làm giảm hiệu suất của bạn vì bộ não con người chỉ có thể tập trung vào một việc vào một thời điểm. Khi bạn cố làm cùng lúc hai việc, bộ não không thể thực hiện thành công cả hai được.

 

9. Biết cách kiểm soát việc liên lạc

 

Đừng sợ phải thoát ra khỏi mạng lưới liên lạc khi cần thiết. Hãy đưa cho một người mà bạn tin cậy số điện thoại để liên lạc trong trường hợp khẩn cấp và hãy để người này kiểm duyệt thông tin cho bạn.

 

Mọi việc sẽ phải thông qua họ và bất kỳ việc gì họ thấy chưa cần phải gọi tới bạn sẽ phải chờ. Đây là một cách rất tốt để bạn có thời gian thực hiện các dự án được ưu tiên cao độ.

 

10. Giao phó công việc

 

Người “siêu năng suất” chấp nhận sự thật rằng họ không phải là người duy nhất thông minh và tài năng trong tổ chức của mình. Họ tin rằng người khác có thể làm tốt những công việc được giao phó, do đó họ có thể tập trung vào nhiệm vụ của bản thân.

 

11. Biến công nghệ thành người phục vụ đắc lực

 

Các thiết bị công nghệ thường bị đánh giá là dễ gây xao nhãng, nhưng chúng cũng có thể giúp bạn tập trung. Những người “siêu năng suất” biết cách bắt công nghệ phục vụ họ.

 

Ngoài việc thiết lập bộ lọc trong hệ thống email để phân loại và sắp đặt ưu tiên, họ còn cài đặt các ứng dụng để nhắc nhở họ về những việc quan trọng. Nhờ vào những công nghệ này, khi giá chứng khoán kịch trần hoặc khách hàng “sộp” gửi email cho bạn, bạn sẽ biết ngay lập tức. Do đó, bạn sẽ chẳng cần phải giữ điện thoại khư khư trên người và kiểm tra liên tục.