 Bí quyết “xử đẹp” nhân viên liên tục phạm lỗi Tuy nhiên, nếu bạn có một nhân viên “mãn tính” với 1 loại lỗi lầm nhưng bạn lại nhận thấy những tiềm năng lớn lao nơi họ và phương pháp cắt giảm là “lợi bất cập hại” thì giải pháp nào là hợp lý? Nếu bạn còn băn khoăn thì dưới đây là một vài gợi ý hữu ích.
Yêu cầu chính căn nguyên của vấn đề đưa ra giải pháp
Nếu bạn cần một giải pháp để chỉnh sửa các sai phạm hiện tại, thì không có cách nào tốt hơn hãy để chính người phạm lỗi tự “lấy công chuộc tội” cho hành vi của mình. Nếu bạn có thể nghe một người thành đạt kể lại chi tiết quá trình làm việc của mình, thì điều tương tự cũng xảy ra với người… phạm lỗi, chính họ sẽ hiểu rõ nhất các sai sót nằm ở đâu, các nguyên nhân nào dẫn đến sự cố. Và thường các nguyên nhân này xuất phát từ lý do cá nhân như: thói quen lâu ngày, các tình huống cố định mỗi ngày,… nên sẽ không ai có thể đưa ra giải pháp hiệu quả hơn chính bản thân “bị cáo” cả.
Vấn đề chúng ta cần quan tâm ở đây là: bao nhiêu lần là đủ cho những cơ hội sửa chữa? Điều này hoàn toàn tùy thuộc vào bạn, và tùy thuộc vào tính chất nghiêm trọng của các sai phạm. Tuy nhiên trong nhiều trường hợp, bạn nên giữ một thái độ khách quan khi xem xét vấn đề. Để đưa ra các quyết định hợp lý nhất trong trường hợp này, tốt nhất bạn nên giữ sự bình tĩnh và tránh đưa các vấn đề cá nhân vào để đánh giá.
Chủ động hướng dẫn họ làm cho đúng.
Ở nhiều doanh nghiệp, công tác đào tạo và định hướng không biết vì lý do gì không được chú ý. Nhiều chủ quản lý cho rằng “learning-by-doing” (học từ thực tế) và tự rút kinh nghiệm là cách tốt nhất để nhân viên hoàn thiện các kỹ năng cá nhân. Tuy nhiên, các làm này thực sự là “con dao hai lưỡi”. Một số ứng viên có thể sẽ tiếp thu và hoàn thiện nhanh chóng, tuy nhiên, số khác sẽ rất có khả năng rơi vào “khủng hoảng vòng tròn”. Họ không có những quy chuẩn để tuân theo nên “làm mãi vẫn không đúng”. Vì vậy, bạn nên cung cấp cho nhân viên những khóa đào tạo để họ có những định hướng cơ bản. Nhìn thấy đích phải đến, con đường cần đi, nhân viên của bạn sẽ không còn “lạc lối” nữa.
Xây dựng check list và đơn giản hóa các quy trình
Các bản danh sách kiểm tra công việc và quy trình làm việc chung nên được chia làm 02 giai đoạn tương ứng với 02 mục tiêu: ngắn hạn và dài hạn. Cụ thể như sau:
Trong ngắn hạn: Cách tốt nhất để hạn chế các sai phạm lặp đi lặp lại và đưa mọi thứ vào quy củ trong thời gian đầu đó là thắt chặt kiểm soát và thanh tra. Việc áp dụng kỷ luật chặt chẽ vào thời gian đầu sẽ hạn chế tối đa các sai phạm lặp lại của nhân viên đó, đồng thời “cảnh báo” các nhân viên khác làm việc nghiêm túc hơn.
Trong dài hạn: Đây là thời điểm để bạn nới lỏng các quy định và khuyến khích nhân viên nhiều hơn. Các quy trình làm việc lúc này nên được đơn giản hóa, các công tác thanh tra báo cáo ban đầu nên được tiết giảm, thay vào đó bạn hãy áp dụng tự động hóa trong công việc bằng các phần mềm quản lý cá nhân, quản lý hiệu quả công việc chung. Theo đó, mỗi nhân viên có thể tự theo sát và báo cáo với bạn theo lịch trình sẵn. Công việc lúc này sẽ “dễ thở” hơn rất nhiều vì công việc ít nhiều đã vào guồng.
Trong dài hạn: Đây là thời điểm để bạn nới lỏng các quy định và khuyến khích nhân viên nhiều hơn
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mang yếu tố “cầu tiến”
Hãy chủ động xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp theo hướng cầu tiến và cởi mở – nơi mọi người trong tổ chức sẵn sàng đặt câu hỏi cho những vấn đề đang còn băn khoăn, sẵn sàng cùng nhau nhìn nhận những sai lầm và giúp đỡ nhau sửa chữa. Nếu không có một môi trường khuyến khích các câu hỏi, nhân viên của bạn rất có thể rơi vào trường hợp biết sai nhưng không sửa sao cho đúng và luôn phải mày mò, dò dẫm cách làm mà lẽ ra, người đi trước có thể hướng dẫn ngay cho họ.
Có thể nói, việc mắc lỗi là câu chuyện rất bình thường của nhân viên tại bất kì công sở nào và bất kì môi trường kinh doanh nào. Tuy nhiên, với các nhân viên đã “miễn nhiễm” với các kiểu nhắc nhở và góp ý nhẹ nhàng, bạn nên có một biện pháp mạnh hơn nếu vẫn muốn giữ họ lại tại công ty. Hy vọng rằng bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng một quy trình kiểm soát và kiểm điểm nhân sự của mình hiệu quả nhất.
|