Cẩm nang cho một thư kí tài năng

 

Thư kí chính là bộ mặt thứ hai của giám đốc

 

Đây là nhận định của Mary Havars – giám đốc Hiệp hội tư vấn nghề nghiệp Mỹ. Với sự xuất hiện của máy tính và các phần mềm văn phòng từ những năm 80, việc đánh máy từ chỗ chiếm 60% khối lượng công việc của các thư kí nay chỉ còn 20%. Thư kí là người truyền đạt các mệnh lệnh, quyết định của giám đốc tới toàn thể công ty hay những người có liên quan. Thư kí còn thay mặt giám đốc để giao tiếp, liên hệ với những đối tác, khách hàng để lên lịch trình cuộc hẹn và bố trí thời gian buổi gặp cho giám đốc. 

Nghề thư kí không dễ dàng như nhiều người nhầm tưởng

Trước hết, nếu bạn đang ấp ủ ước mơ nghề nghiệp để trở thành một thư kí chuyên nghiệp, hãy chắc chắn bạn có (hoặc đang học tập, trau dồi) những kĩ năng sau:

 

Quả thật một thư kí cần phải có tinh thần thép như một tố chất sống còn bởi đặc trưng nghề nghiệp của họ. Bởi lẽ, sự quá gần gũi với giám đốc nên khiến các thư kí phải thật cẩn trọng trong từng hành động của mình. Đôi khi, chỉ một sơ suất nhỏ xảy ra sẽ khiến thư ký bị mang tiếng là “sếp thứ hai” trong công ty.

 

 

Còn đối với khách hàng, khó khăn nghề nghiệp của một thư kí cũng không kém cạnh. Nếu bạn không nhiệt tình, tỏ ra chu đáo, khách hàng sẽ coi bạn là rào cản giữa bạn với người lãnh đạo của công ty, từ đó phát sinh tâm lí chán nản.

 

Laura Hane, một nữ thư kí giàu kinh nghiệm của giám đốc điều hành tập đoàn Vodaphone chia sẻ: “Dù vô tình hay cố ý nhưng nhiều khi những người thư kí sẽ tự gây hoạ cho bản thân mình. Quan hệ với giám đốc là một trong khó khăn lớn nhất. Những người như chúng tôi luôn phải ân cần, chu đáo với giám đốc nhưng luôn giữ khoảng cách cần thiết trong cuộc sống tình cảm. Giám đốc cũng là con người, một thực thể tồn tại giữa cuộc sống đời thường với bao ràng buộc, chi phối bởi các quan hệ xã hội phức tạp".

 

Quả thật, trong công việc hàng ngày, các thư kí sẽ không thoát khỏi những lúc các sếp muốn tìm tới để chia sẻ những niềm vui nỗi buồn. Một thư kí giỏi sẽ biết trân trọng sự chia sẻ và tình cảm của giám đốc nhưng tuyệt đối không được mắc phải sai lầm, đó là để tính tò mò ảnh hưởng tới công việc, đi quá sâu vào đời tư của giám đốc. Laura nói: “Hàng ngày, tôi được nghe vô số chuyện từ giám đốc nhưng tôi đều bỏ ngoài tai mọi chuyện và cố gắng giữ thái độ im lặng, không bao giờ (ngay cả trong lúc qua vui với bạn bè, người thân) đem chuyện giám đốc ra kể để tỏ ra mình là người được sếp tin cậy".

 

Học cách phân loại sếp để trở thành thư kí thành công

 

Đây là lời khuyên đến từ các chuyên gia tư vấn việc làm dành cho những ai đã và đang theo đuổi nghiệp làm thư kí: Bạn cần tận dụng kiến thức tâm lý của mình để phân loại xem giám đốc là người như thế nào để khéo léo điều chỉnh bởi bạn chính là người làm việc với sếp nhiều hơn bất cứ ai. Giải quyết tốt quan hệ với sếp chính là cách để bạn vận hành trơn tru công việc của mình.

 

Sếp nóng tính, dễ mất bình tĩnh

 

Khi có mâu thuẫn, bạn đừng cãi lại sếp. Hãy nhớ, lúc này bạn ở vị trí kẻ dưới. Chờ đợi khi giám đốc nguôi cơn nóng giận của mình để nhắc khéo chuyện cũ vừa qua. Lời phê bình tế nhị này sẽ rất hữu ích đối với sếp có tác phong mạnh bạo đó, thường họ sẽ nhận ra lỗi của mình và xin lỗi bạn.

 

Sếp trầm tính, quyết đoán

 

Sếp kiểu này thường là người có thần kinh thép. Họ sẽ tin vào sức mạnh của chất xám, thích cách suy nghĩ và hành động mang tính trí tuệ. Bạn nên tìm cơ hội thể hiện năng lực của mình trong những trường hợp cụ thể. Ví dụ như đưa ra một suy nghĩ dự đoán về hướng kinh doanh nào đó, nhận xét vụ việc vừa xảy ra một cách sắc sảo, khoa học…

 

Sếp đa cảm

 

Họ là những người bên cạnh trách nhiệm trong công việc còn luôn đối mặt với cuộc sống đời thường, còn dành một góc tâm hồn cho những mộng mơ nghệ sĩ. Thoạt nghe, có vẻ thư kí nào cũng thích làm việc với một giám đốc như thế. Nhưng sự thật là các thư kí phải hết sức thận trọng và khéo léo với một vị giám đốc như thế này.

 

Trong quan hệ với giám đốc kiểu này, các thư kí tuyệt đối không được đem chuyện riêng tư, xúc động ra kể để khơi gợi lòng trắc ẩn, cảm thông của giám đốc. Đề phòng trường hợp sếp không kiểm soát được hành động, đẩy thư ký rơi vào tình trạng “tiến thoái lưỡng nan”.