Bí quyết viết e-mail chuyên nghiệp nơi công sở

Tiêu đề đúng chủ đề

Tiêu đề của một bài báo luôn có 2 chức năng: thu hút sự chú ý của độc giả và cho họ biết nội dung chính của bài báo là gì để họ xem có nên đọc tiếp không. Tiêu đề của e-mail cũng như vậy. Vì thế, hãy đặt tiêu đề e-mail ngắn gọn nhưng cần chọn lựa kỹ càng ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của e-mail. Nếu e-mail bạn gửi mang tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về một dự án, bạn nên ghi thêm ngày tháng gửi trong tiêu đề e-mail.

Không ai muốn nhận phải thư rác; vì vậy, nếu bạn đặt tiêu đề e-mail phù hợp thì cơ hội để người nhận đọc e-mail của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra.

 

Phải làm thế nào khi bạn không đáp ứng đòi hỏi của công việc, bài viết rất bổ ích, đọc ngay  http://www.tinmoitruong.vn/cong-so-xanh/5-dieu-nen-lam-khi-khong-dap-ung-100--yeu-cau-cong-viec_13_53588_1.html

 

Bạn cũng đừng bao giờ bỏ trống tiêu đề e-mail nhé! Việc này cũng kỳ dị giống như bạn đăng một bài báo mà không có tên.

Một chủ đề, một e-mail

Nếu bạn muốn trình bày nhiều vấn đề với ai đó, hãy viết e-mail riêng cho từng chủ đề. Khi đó, người nhận sẽ dễ dàng sắp xếp để trả lời tất cả e-mail của bạn. Vì một số vấn đề họ có thể trả lời ngay một cách ngắn gọn, nhưng một số khác họ cần nhiều thời gian hơn để nghiên cứu. Việc viết những e-mail riêng rẽ cũng giúp bạn nhận được những câu trả lời rõ ràng hơn.

Cũng giống như thư tín thương mại truyền thống, nội dung e-mail nên cô đọng và rõ ràng. Bạn nên sử dụng những câu ngắn và liên quan trực tiếp đến điều muốn nói, nêu rõ lý do viết e-mail trong đoạn đầu tiên.

Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản hồi

Hãy cho người nhận e-mail biết bạn muốn họ trả lời bạn theo cách nào, chẳng hạn qua điện thoại hay gặp trực tiếp. Bạn nhớ ghi thông tin liên lạc, bao gồm tên, chức vụ và số điện thoại trong e-mail (kể cả e-mail nội bộ). Bạn càng tạo điều kiện thuận lợi để người nhận e-mail hồi đáp, xác suất họ làm thế càng cao hơn.

Hãy là người dùng e-mail chuyên nghiệp!

Nếu bạn thường liên lạc qua e-mail, bạn nên dọn dẹp hộp thư của mình thường xuyên.

Nếu bạn cần viết một e-mail dài để trả lời nhưng lại chưa có thời gian, hãy gửi một e-mail cho người gửi, thông báo bạn đã nhận được e-mail của họ, đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả lời họ một cách chính thức.

Khi không thể check e-mail trong một ngày hay nhiều hơn, bạn cần thiết lập chế độ gửi e-mail trả lời tự động để thông báo bạn tạm thời không có trong văn phòng.