 7 Kỹ Năng Viết Báo Cáo Chuyên Nghiệp
Xác định nội dung của báo cáo
Viết báo cáo ở bất kỳ ngày, tháng, năm nào bạn cũng cần xác định được nội dung yêu cầu của nó. Nội dung báo cáo là điều kiện cần để bạn báo cáo chính xác và đầy đủ. Nếu bạn không nắm rõ và đủ nội dung thì khi viết bạn sẽ không hề biết viết gì, viết như thế nào và số liệu ra sao thì báo cáo cũng chỉ là bản vô nghĩa.
Xây dựng đề cương chi tiết
Trường hợp, bạn đã có đầy đủ nội dung cần có cho bảng báo cáo. Bạn đừng vội viết ngay mà hãy lên đề cương chi tiết cho những nội dung cần thiết phải thể hiện trong bái cáo. Với đề cương này, bạn sẽ hình dung được những ý cần, ý quan trọng và không bị thiếu ý; thậm chí bạn không hề bị tốn thời gian cho việc suy nghĩ.
Đánh giá kết quả
Hoàn thành xong hai bước trên, đã đến lúc bạn nên chính thức làm báo cáo rồi. Trước tiên, bạn đưa ra tổng kết những nhiệm vụ đã làm và chưa làm. Khó khăn hoặc thuận lợi khi thực hiện công việc được giao. Việc đánh giá kết quả đươc hiểu như quá trình nhìn lại khi thực hiện nhiệm vụ. Bạn hãy trung thực khai báo những khó khăn và thuận lợi để cấp trên nắm đươc thực tế tình hình. Không nên khoe khoang hoặc che giấu sự việc, bởi vì cấp trên dễ dàng phát hiện ra vấn đề dù bạn không có nói ra.
Phân tích nguyên nhân
Bạn nói được ưu điểm và nhược điểm khi trải qua quá trình thực hiện. Nhưng bạn đã bỏ sót việc giải thích nguyên nhân để có được kết quả đó. Bạn nên dành thời gian chăm chút cho phần này thật kỹ. Để người lãnh đạo có thể phân tích và đưa ra lời khuyên tốt nhất đến bạn. Bạn sẽ không bị đánh giá kém năng lực mà còn được nhận sự giúp đỡ nhiều hơn.
Đề xuất hướng khắc phục
Bạn làm không được thì đã có nguyên nhân rõ ràng và hãy nghĩ đến việc tìm hướng để khắc phục nó. Có thể bạn chưa áp dụng được cách khắc phục này hoặc thời gian áp dụng cách khắc phục chưa có… thì cũng phải đưa vào báo cáo. Kể cả bạn đã làm tốt khi gặp khó khăn và tìm được hướng khắc phục hay đừng ngần ngại bỏ vào báo cáo để mọi người tham khảo hướng giải quyết.
Kiến nghi của bản thân
Những kiến nghị riêng của bạn ở cuối mỗi báo cáo như: công việc cần làm theo những bước sau, cần sự hỗ trợ của bao nhiêu người, các bước cải tiến để công việc được tốt hơn…Việc đưa vào kiến nghị không phải vì lợi ích cho riêng bạn mà vì lợi ích chung của tập thể. Mạnh dạn trình bày vấn đề và nêu lên suy nghĩ của mình trong báo cáo.
Sử dụng ngôn ngữ phù hợp
Ngôn ngữ trong báo cáo đòi hỏi sử dụng ngôn ngữ phổ thông. Lối hành văn trang nhã, lịch sự và rõ ràng. Tránh những ngôn từ hoa mỹ và phô trương. Báo cáo ngắn gọn nhưng súc tích, đầy đủ và chính xác. Nếu cần thì thể hiện bằng số liệu thống kê để người xem dễ nhìn và dễ hiểu hơn.
Nguồn: http://baophapluat.vn/
|