Các CEO quản lý thời gian của mình như thế nào -phần 2

Vị trí cấp cao như CEO luôn có rất nhiều cuộc họp, hẹn gặp mặt trực tiếp. Ước tính khoảng 61% thời gian làm việc của họ là dành cho việc họp, gặp mặt. 15% dùng cho trao đổi công việc qua điện thoại, đọc và trả lời email. 24% thời gian còn lại dùng để giải quyết công việc qua máy tính, các thiết bị điện tử khác.

Tương tác bằng cách gặp mặt trực tiếp là phương thức hiệu quả nhất để CEO sử dụng sức ảnh hưởng của mình, nắm bắt được tiến độ công việc và giao việc cho cấp dưới để có thời gian thực hiện những việc quan trọng hơn. Bên cạnh đó, việc gặp mặt trực tiếp giúp các CEO hỗ trợ và hướng dẫn cấp dưới sát sao hơn. Cách họ dành thời gian gặp mặt trực tiếp được xem là một dấu hiệu thể hiện mức độ quan trọng của công việc hoặc của đối tượng họ gặp mặt. Mọi người thường để ý đến dấu hiệu này nhiều hơn các CEO.

Về mặt lý thuyết, email giúp các vị lãnh đạo cắt giảm thời gian phải ra ngoài họp hoặc gặp mặt trực tiếp, giảm thời gian di chuyển. Tuy nhiên, thực tế thì rất nhiều CEO cho rằng việc kiểm tra và trả lời email ngốn rất nhiều thời gian của họ và làm giảm năng suất làm việc của bản thân. Email làm gián đoạn công việc, kéo dài thời gian làm việc, lấn sang cả khoảng thời gian dành cho gia đình.

Thêm vào đó, phương thức này cũng không thể thay thế các cuộc họp, gặp mặt vì lượng thông tin quá lớn khó có thể truyền tải hết qua email. Dù vậy họ vẫn không thể không kiểm tra và trả lời chúng mỗi ngày. Các CEO cảm thấy áp lực khi phải trả lời email mà nếu lơ chúng đi thì có vẻ mất lịch sự và không tôn trọng người gửi. Bản thân CEO nhận thấy rằng phần lớn các email đều về những vấn đề nhỏ và không cần họ can thiệp quá nhiều. Thậm chí các email còn có thể khiến họ sao lãng những công việc khác quan trọng hơn.

Ngược lại, các email được CEO gửi đi thì lại mang sức nặng ngàn cân đổ xuống cấp dưới, nhân viên trong công ty. Nhiều lúc mail được gửi vào tối muộn, cuối tuần, dịp lễ sẽ dễ gây cho nhân viên cảm giác bức bối, ngộp thở vì bị công việc chiếm gần hết quỹ thời gian của mình. Từ đó, cả công ty dễ bị cuốn vào vòng xoáy không hồi kết của các phương tiện giao tiếp điện tử mà sao lãng những công việc quan trọng hơn.

Do đó, việc phân loại các email nào cần CEO đích thân trả lời và thời gian trả lời chúng là điều vô cùng quan trọng. Việc phân loại email cũng không là ngoại lệ với các nhân viên để tránh việc sa đà vào trả lời, soạn mail làm giảm năng suất làm việc cũng như ảnh hưởng đến thời gian cá nhân. Một cách để né đạn email là sử dụng bộ lọc giúp chuyển tiếp mail đến các bộ phân, cá nhân có khả năng giải quyết. Từ đó, giúp giảm tải lượng email các CEO phải nhận và trả lời mỗi ngày.

Dù vậy, đây vẫn không phải là biện pháp né đạn email triệt để. Email vẫn là một mối lo lớn cho các CEO và nhân viên. Nhằm mục đích nâng cao hiệu suất làm việc, các công ty vẫn đang tìm cách sử dụng email hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất cho cả CEO và tập thể nhân viên.

Mặt khác, một vài CEO tham gia khảo sát cùng chúng tôi đã bắt đầu ứng dụng công nghệ video call, tổ chức các cuộc họp thông qua chức năng này để thay thế cho các lần gặp trực tiếp. Việc này giúp giảm số lần đi công tác của họ cũng như của đối tác, tiết kiệm thời gian mà công việc vẫn được giải quyết khá hiệu quả.

Tuy nhiên, các CEO vẫn luôn đánh giá cao hiệu quả của việc họp và gặp mặt trực tiếp, đặc biệt là những buổi họp mang tính chất quan trọng.

Bạn đang làm quản lý ở công ty, làm thế nào để hạn chế sai lầm thất bại trong công việc, click link https://vtc.vn/7-that-bai-se-nhan-chim-ban-trong-vai-tro-quan-ly-d425482.html

CEO là những người chịu trách nhiệm và quản lý cả một công ty với rất nhiều phòng ban, khối lượng công việc lớn, hàng loạt các kế hoạch chờ xét duyệt. Do vậy, đa số họ đều sử dụng một bản kế hoạch (checklist) liệt kê các mục tiêu, hoạt động, công việc cần hoàn thành.

Một bản checklist rõ ràng và hợp lý sẽ tối ưu hóa quỹ thời gian hạn hẹp của các CEO. Một bản kế hoạch công việc tiêu chuẩn thường tập trung xếp thứ tự ưu tiên công việc của CEO trong thời gian gần. Tuy nhiên không chỉ đơn giản là sắp xếp thứ tự ưu tiên, bản kế hoạch còn liệt kê những mục tiêu phát triển dài hạn.

Do vậy, kế hoạch làm việc của CEO không chỉ giới hạn trong thời gian ngắn mà còn bao gồm cả những vấn đề ở thì tương lai cần tập trung và phát triển. Kế hoạch làm việc của CEO không chỉ giới hạn trong thời gian ngắn mà còn bao gồm cả những vấn đề ở thì tương lai cần tập trung và phát triển Để hiểu rõ hơn, chúng tôi đề nghị các CEO nêu lại lịch làm việc của mình trong khoảng thời gian được khảo sát và khoảng thời gian thực hiện các hoạt động ngoài lịch trình. Kết quả nhận được là họ dành một khoảng thời gian khá lớn – trung bình 43% thời gian thực hiện các công việc ngoài kế hoạch.

Do đó, tỉ lệ thời gian các CEO tuân thủ lịch trình được lên sẵn phủ khá rộng từ 14% – 80%. Hầu hết những người tham gia khảo sát đều đồng ý rằng, càng bám sát lịch trình thì bạn sẽ càng cảm thấy thời gian của mình được sử dụng hiệu quả và hợp lý hơn.

Tóm lại, lịch làm việc cụ thể và sát với tình hình chung của công ty là một trong những công cụ quan trọng để các sếp có thể đồng thời thực hiện nhiều loại công việc khác nhau, kiểm soát được tiến độ của các công việc khác nhau thông qua thứ tự ưu tiên và sử dụng thời gian của mình hiệu quả hơn.

Trung bình 36% thời gian làm việc của CEO là dùng để phản ứng và can thiệp. Đối với nhiều người quản lí cấp cao, khó có thể làm rõ khi nào thì nên can thiệp giải quyết những sự cố nhỏ cũng như cách thức can thiệp, giải quyết các sự cố đó.

Ví dụ, sau cuộc họp ban lãnh đạo cấp cao, các thành viên có vẻ bực bội và không đồng tình, lúc này CEO nên làm như thế nào? Đuổi theo và hỏi xem có vấn đề gì không? Hay là nên đợi đến khi các thành viên bình tĩnh rồi nói chuyện sau? Đôi khi những vấn đề nhỏ nhặt, mới chớm như vậy nhưng lại là ngòi nổ cho những biến cố lớn hơn sau này nếu không có sự quan tâm đúng mực và kịp lúc.

Tuy nhiên, cũng có những trường hợp sự can thiệp của CEO lại khiến sự việc nghiêm trọng hơn tính chất thực sự của vấn đề. Do vậy, các CEO cần phải tinh tế và khéo léo để đưa ra những giải pháp, quyết định can thiệp phù hợp với những sự cố thường gặp ở nơi công sở như trên.

Qua phỏng vấn, bản thân các CEO cũng nhận thấy bản thân mình có trách nhiệm giải quyết những khủng hoảng bất ngờ và nghiêm trọng – như sự cố an toàn, sản phẩm thất bại, giá đấu thầu của đối thủ có thay đổi, tấn công mạng nghiêm trọng, thậm chí là những thảm họa tự nhiên như sóng thần, tấn công khủng bố.

Hầu hết các CEO (89% người tham gia khảo sát) dành thời gian để xử lý khủng hoảng của công ty. Dù khủng hoảng, sự cố ít diễn ra (chỉ chiếm 1% lượng công việc trong thời gian khảo sát) nhưng vẫn tốn khá nhiều thời gian để xử lý. Các cuộc khủng hoảng có thể là cú đẩy nếu được xử lý tốt hoặc cú dìm nếu xử lý thất bại đối với sự nghiệp của các CEO.

Do vậy, CEO cần quan sát thật kỹ và can thiệp trực tiếp; tùy vào từng sự cố sẽ có cách xử lý riêng chứ không có một bộ mẫu xử lý khủng hoảng tiêu chuẩn nào. Một vài điều CEO nên làm để giữ vững tinh thần công ty, tăng sức đề kháng cho nội bộ nhân viên trước những khủng hoảng có thể ập đến như: quan tâm đến ý kiến của nhân viên, tránh gây hiềm khích, tăng tương tác giữa các nhân viên với nhau cũng như giữa sếp và nhân viên. Quan trọng nhất là phải tạo được niềm tin rằng công ty sẽ tiếp tục phát triển và lớn mạnh.

Việc duy trì lịch làm việc khớp với thời gian biểu cá nhân của CEO rất quan trọng. Do vậy, chúng tôi đề nghị các CEO nên kiểm tra cách sắp xếp lịch trình mỗi quý một lần để xem cách sắp xếp này có thuận tiện với những vấn đề ưu tiên cá nhân hay không?

Bên cạnh đó, họ cũng nên điều chỉnh những vấn đề cá nhân của mình sao cho phù hợp với hoàn cảnh của công ty. Việc CEO làm rõ lịch trình cá nhân với trợ lý riêng và cấp dưới sẽ giúp quá trình làm việc suôn sẻ hơn. Cấp dưới, trợ lý cần nắm rõ lịch cá nhân của sếp để có thể sắp xếp lịch làm việc cũng như lịch họp sao cho phù hợp. Tương tự, trợ lý cũng có thể thông báo những sự kiện, công việc cần ưu tiên giải quyết để sếp có thể sắp xếp lại lịch cá nhân của mình phù hợp với công việc. Sự trao đổi thông tin hai chiều này sẽ giúp hai bên hiểu rõ thời gian, công việc của nhau, từ đó thuận tiện cho việc phân chia công việc cho từng nhóm và từng cá nhân.

Một ngày 24 giờ, một tuần 7 ngày, các CEO dường như bị nuốt chửng bởi các công việc lớn nhỏ của công ty. Đằng sau sự chói sáng của vị trí CEO là những giờ làm việc nối tiếp dài dằng dặc, sức ép thời gian và sức nặng công việc đôi khi khiến họ mất phương hướng, sử dụng thời gian không hiệu quả dẫn đến hiệu suất công việc cũng giảm theo.