 Thư ký giám đốc xinh thôi đã đủ? Thư ký giám đốc xinh thôi đã đủ? Câu trả lời là chưa. Thư ký giám đốc (hay Executive Secretary) là một trong những vị trí quan trọng trong một tổ chức, doanh nghiệp. Công việc của một thư ký giám đốc là theo dõi tất cả các phòng ban của công ty, nhân viên, giải quyết các công việc và tham mưu cho ban giám đốc. Vì là một trong những vị trí quan trọng nên đòi hỏi một nhân viên thư ký phải có các kỹ năng, kiến thức chuyên môn và bằng cấp quan trọng khác.
Thư ký được xem là cánh tay phải, là người xử lý các vấn đề cũng như tham mưu cho giám đốc. Công việc của một thư ký giám đốc không hề đơn giản, không phải chỉ cần xinh như nhiều người vẫn lầm tưởng, họ phải có một cái đầu và óc quan sát nhạy bén, khả năng phân tích, kinh nghiệm trong lĩnh vực tương ứng, trình độ học vấn và các kỹ năng xử lý, giải quyết vấn đề khác nữa.
1. Thư ký giám đốc đòi hỏi bằng cấp gì?
Để ứng tuyển vị trí thư ký giám đốc, các ứng viên phải đáp ứng ít nhất bằng cử nhân ngành quản trị kinh doanh, tài chính, kinh tế hoặc các lĩnh vực liên quan khác. Ngoài bằng cử nhân, các ứng viên cũng phải có kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực điều hành.
2. Các kỹ năng chính của một thư ký giám đốc
Kỹ năng tổ chức và kỹ năng quản lý là những kỹ năng cơ bản của một thư ký giám đốc. Ngoài ra một thư ký giám đốc còn phải được trang bị các kỹ năng khác, có được kỹ năng này nó sẽ là hành trang bí quyết trở thành thư ký giám đốc chuyên nghiệp, đừng bỏ qua bất kỳ một kỹ năng nào dưới đây nhé.
- Kỹ năng giao tiếp cũng như kỹ năng soạn thảo văn bản, trả lời email để tương tác với khách hàng, đối tác,….
- Kiến thức và kỹ năng liên quan đến sử dụng các phần mềm máy tính, soạn thảo văn bản, Excel,….
- Kỹ năng quản lý thời gian và chịu được áp lực công việc.
- Khả năng thích ứng với môi trường làm việc.
- Kỹ năng giữ bí mật, đáng tin cậy và trung thực.
- Kiến thức chuyên môn về quản trị văn phòng.
- Các kiến thức về pháp luật, chính sách và các thủ tục liên quan khác.
- Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề tốt.
- Kỹ năng đưa ra quyết định.
3. Công việc của một thư ký giám đốc là gì?
Thư ký giám đốc là người chịu trách nhiệm xử lý và giải quyết nhiều vấn đề trong công việc, tham mưu cho ban giám đốc. Dưới đây là danh sách các công việc của một thư ký giám đốc:
- Lập kế hoạch và sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác cho giám đốc.
- Ghi chép lại các thông tin quan trọng trong các cuộc họp.
- Gọi điện, gửi email cho khách hàng, đối tác.
- Giữ bí mật các thông tin quan trọng của công ty.
- Lập kế hoạch và tổ chức cuộc họp với khách hàng, đối tác nước ngoài.
- Giải quyết các yêu cầu của khách hàng kịp thời.
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban cho phù hợp.
- Báo cáo cho giám đốc về mặt nhân sự, doanh thu hàng tháng của công ty, chi phí phát sinh...
- Sắp xếp, lên lịch và thông báo cho nhân viên các phòng ban lịch họp.
- Chuẩn bị phương tiện ghi chép lại thông tin trong các cuộc họp nội bộ công ty.
- Lên kế hoạch đi công tác, đặt phòng khách sạn, vé máy bay cho giám đốc khi cần.
- Đảm bảo tuân thủ đúng các chính sách, quy tắc và quy định của công ty, doanh nghiệp.
4. Lương của thư ký giám đốc có cao không?
Thư ký giám đốc là một trong những vị cấp cao trong một công ty, doanh nghiệp. Họ là người chịu nhiều trách nhiệm và phải xử lý nhiều công việc, vì vậy mức lương của một thư ký giám đốc cũng khá là cao so với các nghề văn phòng khác.
Nghề thư ký giám đốc cũng đang là một trong những nghề hot hiện nay. Với mức lương hấp dẫn nên có khá nhiều người vẫn đang theo đuổi mục tiêu với nghề, vì vậy đòi hỏi một ứng viên phải tạo ra được sự khác biệt của mình trong số đám đông mới có thể lọt vào mắt xanh của nhà tuyển dụng. Một thư ký giám đốc xinh thôi đã đủ? Câu trả lời là chưa, ngoài vẻ ngoài xinh đẹp họ còn phải trang bị cả những kỹ năng quan trọng hỗ trợ trong công việc nữa.
Hiện nay bên cạnh vị trí thư ký giám đốc, tại các doanh nghiệp hiện nay cũng tuyển dụng thêm rất nhiều các vị trí thư ký khác như vị trí thư ký dự án, thư ký tổng giám đốc... Đây cũng đều là những vị trí tuyển dụng hết sức quan trọng tại doanh nghiệp, như vị trí thư ký tổng giám đốc sẽ giúp giám đốc dễ dàng thu xếp công việc, giải quyết theo trình tự công việc được hiệu quả hơn, hay vị trí thư ký dự án cũng sẽ giúp trưởng dự án nhanh chóng thúc đẩy cho dự án nhanh chóng đi được triển khai và đạt hiệu quả tốt nhất.
Những chia sẻ về nội dung thư ký giám đốc xinh thôi đã đủ chưa hy vọng đã mang tới cho bạn đọc nhiều thông tin bổ ích, đặc biệt là các bạn ứng viên đang trong quá trình nộp cv xin việc ứng tuyển vào vị trí này sẽ hiểu được những yêu cầu căn bản, mà một người thư ký giám đốc cần có, từ đó sẽ có sự chuẩn bị kỹ càng nhất, nhanh chóng được nhà tuyển dụng cân nhắc cv xin việc của mình.
|