 Bí quyết để trở thành thư ký tổng giám đốc chuyên nghiệp Thư ký được xem là trợ thủ đắc lực, là người truyền đạt lại các yêu cầu, thông báo của tổng giám đốc cho các bộ phận, nhân viên liên quan trong một công ty. Công việc của một thư ký liên quan đến cả con người và hành chính, bao gồm soạn thảo văn bản, hợp đồng, sắp xếp và lên kế hoạch công tác cho tổng giám đốc, liên lạc, sắp xếp lịch hẹn với các bên đối tác, khách hàng, … . Vậy bí quyết để trở thành thư ký tổng giám đốc chuyên nghiệp là gì? Bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây của chúng tôi nhé.
Để trở thành một thư ký tổng giám đốc chuyên nghiệp, trước hết bạn cần nắm rõ được công việc hàng ngày của một thư ký tổng giám đốc là gì.
Công việc của một thư ký tổng giám đốc là gì?
- Lên kế hoạch, sắp xếp lịch hẹn, đón tiếp khách hàng, đối tác.
- Thực hiện các công việc đặt vé máy bay, khách sạn cho sếp trong các chuyến công tác.
- Tham mưu, tư vấn và đề xuất cho tổng giám đốc các giải pháp, phương hướng xử lý, giải quyết công việc.
- Soạn thảo văn bản, hợp đồng, biên dịch các tài liệu, công văn.
- Phiên dịch cho sếp trong các cuộc họp.
- Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của sếp.
- Tham dự các cuộc họp và ghi chép các thông tin quan trọng.
– Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, xử lý các cuộc gọi, thông tin, tài liệu từ các bên đối tác và các phòng ban.
- Thay mặt sếp xử lý và trả lời câu hỏi của các bên truyền thông cũng như các bên đối tác.
- Thay mặt sếp quyết định các công việc quan trọng trong trường hợp sếp vắng mặt.
- Trong một số doanh nghiệp, thư ký tổng giám đốc còn kiêm cả nhiệm vụ giám sát các hoạt động của các phòng ban.
Thư ký tổng giám đốc có yêu cầu kỹ năng, bằng cấp cao không?
Vị trí thư ký tổng giám đốc yêu cầu các ứng viên ứng tuyển phải đạt trình độ chuyên môn tốt nghiệp đại học chuyên ngành về kinh tế, quản trị kinh doanh, ngoại thương, ngoại ngữ.
Ngoài ra vị trí này còn yêu cầu các ứng viên phải có khả năng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh tốt, có thể biên phiên dịch tài liệu, hay các cuộc họp. Có hiểu biết chung về các hoạt động kinh doanh của công ty, doanh nghiệp. Bên cạnh đó các ứng viên còn phải sử dụng thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng, kỹ năng giao tiếp tốt.
Các kỹ năng khác mà một thư ký tổng giám đốc cần có
Ngoài kỹ năng chuyên môn liên quan đến công việc, một nhân viên thư ký giám đốc chuyên nghiệp còn phải trang bị các kỹ năng mềm khác, xử lý các vấn đề trong công việc và trong giao tiếp hàng ngày với các bộ phận, nhân viên khác một cách khéo léo và mềm dẻo, tránh gây xung đột, cãi vã tại nơi công sở.
Chưa kể trong một số trường hợp thư ký là người tham mưu, gợi ý các đề xuất, giải pháp cho sếp, giúp sếp giải quyết các vấn đề trong công việc. Vì thế họ phải có chính kiến riêng của mình, không thể thể hiện mình là người ba phải.
Cuối cùng bí quyết để trở thành thư ký tổng giám đốc chuyên nghiệp là đừng ngại ngần việc cọ xát để trau dồi và bồi dưỡng cho mình các kiến thức, kỹ năng trong công việc cũng như các kỹ năng mềm cũng như kỹ năng đối nhân xử thế. Không có thành công nào mà không phải trải qua thất bại phải không nào.
Trong doanh nghiệp hiện nay bên cạnh vị trí thư ký tổng giám đốc, cũng tuyển dụng thêm rất nhiều vị trí thư ký đảm nhiệm nhiều vị trí khác như thư ký dự án, thư ký giám đốc... Đây cũng đều là những công việc có đòi hỏi các ứng viên khi ứng tuyển vào vị trí này phải có trình độ chuyên môn cao, bởi đây là những công việc quan trọng, ví dụ như vị trí thư ký dự án sẽ hỗ trợ cho trưởng dự án thúc đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc, giúp cho dự án nhanh chóng được đi vào hoạt động. Hay vị trí thư ký giám đốc cũng là một công việc quan trọng không kém như thư ký tổng giám đốc, giúp tổng giám đốc trong việc lên lịch trình, sắp xếp bố trí công việc....
|