Đừng chỉ làm việc như một chú ong cần mẫn

Nhưng ngoài việc buồn phiền, bạn đã từng ngồi xuống nhìn lại cách làm việc của mình chưa? Bởi nguyên nhân của tình trạng này đôi khi không do số lượng công việc, mà do “chất lượng” hoạt động của người phụ trách.

Vậy nên đừng cắm cúi làm việc bỏ ăn bỏ ngủ, đừng đi sớm về muộn để nhận lại sự thất vọng nữa. Hãy học cách làm việc ít nhưng thông minh! Bắt đầu điều chỉnh từ những thói quen nhỏ và chờ đợi kết quả to lớn. Dưới đây là 12 gợi ý bạn nên tham khảo để làm việc thông minh hơn nhằm sớm gặt hái quả ngọt!

Đã có quy tắc đơn giản thực sự sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn. Ví dụ khi thực hiện các tác vụ quan trọng, trước tiên hãy tắt điện thoại và “làm lơ” email đến. Sau đó, bạn phải từ bỏ ý tưởng làm việc đa nhiệm vì điều này gây cản trở khiến bạn mất khả năng tập trung vào mục tiêu chính. Cuối cùng là thiết lập một thời hạn hợp lý và dốc hết sức có thể hoàn thành nó.

Hiện tại, để làm việc, gần như tất thảy mọi người đều bị phụ thuộc vào bàn phím. Vậy thì lý do gì ngăn chúng ta không cải thiện tốc độ gõ phím và triệt tiêu “hội chứng mổ cò”? Đúng như điều bạn đang nghĩ trong đầu đấy: “Rất nhiều người chỉ có thể đánh máy bằng hai ngón”, nhưng đừng cho là tình trạng này vô hại. Hãy thay đổi để trở nên tốt hơn. Typing.com là một trong những website có thể giúp bạn luyện tập và điều chỉnh kỹ năng hoàn toàn miễn phí.

Bên cạnh đó, sử dụng phím tắt cũng là phương án giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc. Ví dụ: Nhấn F2 đổi tên tập tin, Ctrl+I định dạng chữ in nghiêng… Rất nhiều tổ hợp phím tắt đã được tạo sẵn chờ bạn sử dụng. Dành thời gian tìm hiểu và học hỏi, bạn sẽ khám phá những trải nghiệm tuyệt vời về khái niệm “nhanh – gọn”.

Rất nên tìm hiểu và tận dụng chương trình này để xử lý một loạt các công việc nhàm chán lặp đi lặp lại, đặc biệt hiệu quả với phần mềm Excel. Macro có thể hoàn tất mọi yêu cầu chỉ trong một cú nhấp chuột. Nào, thử ngay cách làm việc thông minh hơn để bớt vất vả hơn nhé!

Thay vì viết email, để tiết kiệm thời gian tốt nhất là bạn nhấc điện thoại lên và trao đổi ngay với người phụ trách. Hay hơn nữa là bạn đi đến gặp và nói chuyện trực tiếp, nếu đồng nghiệp này làm chung văn phòng. Hành động này giúp bạn có chút thời gian vận động thư giãn và củng cố khả năng giao tiếp “tận tay tận mặt” trong thời đại điện tử hoá mọi hoạt động.

Hầu hết nhân viên văn phòng đều gặp phải tình trạng sau một lúc làm việc thì sẽ mở đồng thời hàng loạt tab trên trình duyệt web (browser). Vì chúng ta đã tìm kiếm thông tin trước đó, hoặc muốn mở sẵn để thao tác nhanh chóng. Nhưng thực tế là mở nhiều tab sẽ khiến tốc độ xử lý của trình duyệt chậm lại. Giải pháp là hãy tạo một danh sách gọn gàng ngay trên màn hình làm việc (như nhóm chúng thành bookmarks/favorites) để dễ dàng sử dụng ngay khi cần hoặc có tác dụng nhắc nhở.

Dân văn phòng ai cũng biết về hiệu quả của “To-do-list” (Việc Cần Làm). Nó tạo cho chúng ta cảm giác tốt về những thành tích khi hoàn thành nhiệm vụ. Nhưng đôi khi bạn sẽ phát hiện ra rằng mình đang cố gắng dồn sức làm vài việc không quan trọng hoặc có thể hoãn lại. Đây là lý do cho lời khuyên về một “To Don’t List” (Việc Không Làm). Khi triển khai ý tưởng này, vài người đã triệt để cắt xén To-do-list của họ một cách thô bạo, trong khi số khác lại duy trì song song hai danh sách. Cách nào cũng được, bạn cứ cân nhắc và chọn ra kiểu phù hợp nhất với mình miễn sao có thể tiết kiệm được nhiều thời gian và làm việc hiệu quả hơn.

Khi thất bại kề cận trước mắt, một số người có chút tâm lý hoang tưởng mà ôm nỗi sợ rằng điều này sẽ trở thành xu hướng. Cần hiểu, các dự án đôi khi có sai sót nhưng ta nên dự kiến trước các khả năng thất bại thay vì sợ hãi nó. Rút tỉa bài học từ sự thất bại và phân tích sai lầm là cách tốt nhất để bạn tiến lên phía trước.

Nói dông dài trong các cuộc họp, lúc viết email và thậm chí khi giới thiệu bản thân với khách hàng luôn làm tốn thời gian của mọi người. Biện pháp để trở nên súc tích hơn là thường xuyên thực hành và mài sắc kỹ năng tự giới thiệu (elevator pitch), trong vòng tối đa 30 giây thuyết phục người nghe lý do vì sao họ cần bạn và bạn có thể làm gì cho hoạt động kinh doanh của họ. Một vài tình huống dự kiến để bạn luyện tập là:

Làm thế nào để nhận được phản hồi? Bí quyết là đưa ra đúng câu hỏi vào đúng thời điểm. Khi làm điều này là bạn đang thu thập thông tin cần thiết để ra quyết định, nó giúp tiết kiệm thời gian và cắt giảm số lượng các cuộc họp xuống mức tối thiểu.

Tạp chí Forbes chia sẻ rằng họ đã thực hiện nghiên cứu về việc đặt câu hỏi hợp lý. Nếu làm tốt, hiệu quả tích cực có thể tăng đến 400%. Ngoài ra, nó còn mang đến những lợi ích trong việc thúc đẩy nhân viên và tác động tích cực lên lợi nhuận của công ty.

Nên duy trì trạng thái liên tục học tập để tiến lên. Hãy nhìn vào hồ sơ năng lực và kinh nghiệm đang có để xác định đâu là những khoảng trống cần lấp đầy. Trò chuyện với các mối quan hệ quan trọng trong thị trường ngách của mình. Cập nhật kịp thời xu hướng phát triển. Đây là một thế giới thay đổi theo thực tế. Bởi vì đã không ngừng học hỏi, bạn là người được trang bị tốt nhất có thể bắt lấy cơ hội khi nó xuất hiện. Đây chính là cách làm việc khôn ngoan.