 Quản lý thời gian như thế nào là tốt nhất
Vào cuối tuần, dành một chút thời gian để xem lại lịch biểu của bạn. Bây giờ, bao nhiêu thời gian đã bị lãng phí? Đây là nơi bạn cần phải nghiêm khắc với chính bản thân mình.
Thu hút một cách thận trọng những cuộc trò chuyện không hiệu quả, nhiều lần ngắt trà/cà phê, hoặc bất kỳ người lãng phí thời gian nào khác trong lịch biểu của bạn mất một số sức mạnh nhưng nó đáng giá. Tất nhiên, bạn vẫn cần liên lạc với con người và một ly cà phê mọi lúc, nhưng nhận thức được bạn dành bao nhiêu thời gian cho những thứ đó sẽ giúp bạn kiểm soát các hoạt động của mình.
Các cuộc hẹn: Các cuộc hẹn không cần thiết cũng có thể lãng phí thời gian của bạn. Bạn có bao nhiêu cuộc họp thường xuyên với đồng nghiệp? Một lần nữa, bạn nên nghiêm khắc ở đây, nhưng có bao nhiêu trong số đó thực sự cần thiết hoặc hiệu quả? Kiểm soát các cuộc hẹn của bạn là một bước quan trọng trong quản lý thời gian.
Đồng nghiệp: Có nghĩa là đồng nghiệp có thể là một nguồn lãng phí thời gian. Trong tinh thần tình bạn, bạn nên muốn giúp đỡ đồng nghiệp của mình nếu có vấn đề cần chú ý. Nếu nhiệm vụ không phải là một cái gì đó liên quan trực tiếp đến vị trí của bạn, thì có lẽ hãy giới thiệu họ với ai đó ở vị trí tốt hơn để giúp đỡ.
Khối lượng công việc: Hãy xem xét lịch biểu của bạn. Mất bao nhiêu thời gian cho công việc mà người khác có thể/nên làm? Các nhiệm vụ của nam giới, chẳng hạn như sao chụp, dán tem thư, hoặc nộp hồ sơ, thường là nhiệm vụ của nhân viên thư ký hoặc thư ký.
Ngay cả khi bạn đã làm những công việc này trong nhiều năm, đào tạo hoặc yêu cầu người khác thực hiện nhiệm vụ này (nếu thích hợp) sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong thời gian dài (mặc dù bạn có thể phải dành thời gian để theo dõi và dạy ai đó làm thế nào để làm điều đó lúc đầu).
Người quản lý: Thật không may là đôi khi một người cấp trên góp phần lãng phí thời gian. Trong giới hạn thích hợp của sự tôn trọng và hài hước, giúp người quản lý của bạn để xem làm thế nào họ đang không cần thiết chiếm thời gian của bạn có thể giúp giảm bớt căng thẳng trên lịch trình của bạn.
Các nhiệm vụ được xác định kém và giao tiếp không rõ ràng là một nguồn chính của lãng phí thời gian. Nếu người quản lý của bạn không xác định rõ ràng nhiệm vụ thì bạn sẽ kết thúc trả lời họ với các câu hỏi. Cố gắng làm sáng tỏ ngay từ đầu.
Chuẩn bị: Chuẩn bị tốt cho các cuộc họp và cuộc hẹn cần thiết sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Đã bao nhiêu lần bạn tham dự các cuộc họp mà không có ý tưởng rõ ràng về nó là gì, hoặc không đọc tài liệu cần thiết trước đó?
Nó có thể là một cược an toàn mà những cuộc họp rất giống nhau đã không hiệu quả (có thể dẫn đến một cuộc họp tiếp theo). Mặt khác, nếu bạn dành thời gian chuẩn bị cho mỗi cuộc hẹn theo lịch thì đó sẽ là một thành công.
Các quyết định có thể được thực hiện và các hành động được chỉ định nếu bạn có những suy nghĩ rõ ràng về vấn đề này và nhận thức được những gì đang diễn ra.
Thời hạn: Trong số tất cả những thứ đang làm giảm số dư của bạn, thời hạn có thể có ảnh hưởng lớn nhất. Và đó có lẽ là điều khó khăn nhất để bạn thay đổi. Tổ chức các dự án của bạn về mặt ưu tiên và không chỉ sự gần gũi của thời hạn sẽ giúp bạn giữ cân bằng.
Chuyện gì sẽ xảy ra nếu thời hạn cuối cùng không thể thực hiện được? Trong trường hợp đó, bạn nên lý do với cấp trên của bạn để có được thời hạn mở rộng. Nếu không, yêu cầu mạnh mẽ hơn nguồn lực để đạt được nhiệm vụ sẽ làm cho thời hạn thực tế hơn.
Bạn cũng có thể xem xét việc chuyển giao có thể thay đổi để có thể đạt được nhiều hơn, ngay cả khi ngày đến hạn không thay đổi. Vũ khí duy nhất còn lại của bạn chỉ là để làm cho nó rõ ràng từ đầu rằng thời hạn là không thể, mặc dù là một công nhân tận tâm, tất nhiên bạn sẽ đưa tất cả của bạn vào nó.
|