 Các kỹ năng cần có với nhân viên lễ tân văn phòng-phần 2
1. Về hình thức: Biết làm đẹp
Ấn tượng đầu tiên của khách hàng đối với một lễ tân chuyên nghiệp là nụ cười thân thiện và trang phục gọn gàng, thể hiện tác phong nhanh nhẹn năng động.
Không phải vô cớ các công ty đều có đồng phục dành riêng cho nhân viên lễ tân.Chính vì thế, dù lẫn trong rất nhiều người, vẫn có thể nhận ra đâu là nhân viên lễ tân bởi hình ảnh nổi bật với tác phong gọn gàng, năng động và không kém phần duyên dáng.
Vì vậy, khi tuyển nhân viên lễ tân, các công ty thường đưa ra yêu cầu là “hình thức ưa nhìn”, tức là ngoài việc có khuôn mặt và dáng người ưa nhìn, nhân viên lễ tân cũng cần biết cách ăn mặc, trang điểm và thể hiện một nét mặt tươi tắn, thân thiện khi làm việc, đặc biệt là khi tiếp xúc với khách hàng.
2. Về chuyên môn nghiệp vụ: Am hiểu tường tận về công việc và có các kỹ năng để thực hiện tốt công việc
Một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp phải là người hiểu rõ hơn ai hết hoạt động của công ty, vì khi cần thiết họ sẽ phải giải đáp những thắc mắc của khách hàng.Họ chính là người quan sát nhiều nhất, lắng nghe nhiều nhất và thấu hiểu rõ nhất các sự việc diễn ra trong công ty.
Những kỹ năng nghiệp vụ mà nhân viên lễ tân cần am hiểu là:
- Đón tiếp khách: Khi khách đến cơ quan, người đầu tiên mà khách gặp gỡ, tiếp xúc là nhân viên, vì vậy nhân viên cần đón tiếp khách với thái độ ân cần, chu đáo và thân thiện để khách cảm thấy thoải mái nhất. Với những cơ quan thường có khách nước ngoài, nhân viên lễ tân cần phải giao tiếp tốt bằng tiếng Anh hay một ngoại ngữ mà khách của công ty sử dụng.
- Xử lý công văn: Bộ phận lễ tân là đầu mối nhận các văn thư đến và văn thư đi của cơ quan. Vì vậy, nhân viên lễ tân cần có nghiệp vụ xử lý các văn bản đến và văn bản đi của cơ quan và lưu trữ văn thư một cách khoa học. Ngoài ra, nhân viên lễ tân cần phải sử dụng thành thạo máy tính và các thiết bị văn phòng khác như máy in, máy fax, máy photo… trong công việc hàng ngày.
- Chuẩn bị cho các cuộc họp: Đăng ký, quản lý lịch phòng họp, tránh để trùng lịch, hỗ trợ hậu cần cho phòng họp, trà, cafe cho khách khi có nhu cầu. Với các Hội nghị lớn, có sự góp mặt của nhiều khách quan trọng, nhân viên lễ tân cần chuẩn bị chu đáo tất cả các công việc hậu cần liên quan đến Hội nghị, vì vậy nhân viên lễ tân cần có các kiến thức về lễ tân như ngôi thứ và chỗ ngồi.
3. Về thái độ làm việc: Chân thành, nghiêm túc, nhanh nhẹn, bình tĩnh, lịch sự, thân thiện
Với những vị trí khác thì năng lực làm việc của nhân viên là quan trọng nhất, nhưng với vị trí lễ tân thì thái độ làm việc lại được đặt lên hàng đầu.
Khách hàng sẽ nghĩ gì nếu lần đầu tiên đến làm việc với công ty lại gặp một người lễ tân hách dịch hoặc nhút nhát, rụt rè?
Một lễ tân chuyên nghiệp cần phản ứng nhanh nhạy và khả năng giải quyết các tình huống phát sinh thật tốt.
Lễ tân cần bình tĩnh ngay cả khi khách hàng nổi nóng, bởi chỉ một câu nói nóng giận của lễ tân qua điện thoại cũng đủ để khách hàng có thể từ chối hợp tác.
Đó là lý do vì sao một nhân viên lễ tân cần phải có tính cách lịch sự, niềm nở, ân cần và biết cách gây thiện cảm với người đối diện.
Nhưng một lễ tân chuyên nghiệp sẽ không góp mặt trong những câu chuyện phiếm, đàm tiếu, tiết lộ bí mật thông tin của nhân viên và của công ty...Họ luôn ý thức được rằng, một lễ tân buôn chuyện có thể gây nên những thiệt hại không thể lường trước cho công ty, cho đồng nghiệp và cả bản thân mình
Nhân viên lễ tân là người đầu tiên mà khách hàng, đối tác của công ty tiếp xúc khi đến làm việc trực tiếp với công ty hoặc liên hệ qua điện thoại. Vị trí lễ tân rất quan trọng đối với công ty, vì vậy cần phải tuyển được các nhân viên lễ tân được đào tạo tốt, có chuyên môn nghiệp vụ, có ý thức cao trong công việc. Ngày nay, các công ty tuyển chọn nhân viên lễ tân rất khắt khe, họ đưa ra tiêu chuẩn tuyển chọn đối với nhân viên lễ tân rất cao và tuyển chọn kỹ lưỡng. Nếu các bạn sinh viên mong muốn sau này ra trường sẽ trở thành một nhân viên lễ tân văn phòng tốt, các bạn hãy học hỏi và trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp vụ thật tốt để có thể đáp ứng được các yêu cầu công việc sau này. Chúc các bạn thành công!
|