 Nhân viên văn phòng và những điều bạn nên biết Nhân viên văn phòng là cụm từ được sử dụng để chỉ những người làm việc trong lĩnh vực hành chính văn phòng. Nhân viên văn phòng trong tiếng Anh có nghĩa là “Office Staff”. Hầu hết, dù là cơ quan nhà nước hay các doanh nghiệp tư nhân, đây là bộ phận gần như không thể thiếu.
Nhân viên văn phòng là cụm từ được sử dụng để chỉ những người làm việc trong lĩnh vực hành chính văn phòng.
Nhân viên văn phòng thường làm các công việc thuộc lĩnh vực hành chính. Đây là một trong những bộ phận cốt lõi trong cơ quan, doanh nghiệp. Họ được xem là nơi phục vụ cho các hoạt động của công ty. Từ những khâu giải quyết thủ tục hành chính, lễ tân, đến những sự kiện hoạt động hỗ trợ cho nhân viên. Họ cũng còn có thể tư vấn các yếu tố pháp lý cho lãnh đạo, nếu cần thiết. Vì thế, vị trí ngồi làm việc của nhân viên cũng được sắp xếp ở nơi thuận lợi. Mục đích là để mọi người trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau dễ hơn.
2. Nhân viên văn phòng – công việc của họ là gì?
Họ thường làm rất nhiều công việc khác nhau, tùy vào tính chất kinh doanh của mỗi công ty, cơ quan. Có thể kể đến một vài công việc như:
Thực hiện các công việc lễ tân trong văn phòng
Tiếp nhận và trả lời điện thoại liên hệ từ khách hàng
Thực hiện các công tác đón khách. Xử lý và giải quyết thông tin ban đầu, hướng dẫn khách đến các bộ phận có liên quan
Sắp xếp và tổ chức các cuộc họp nội bộ hoặc các chuyến đi công tác cho lãnh đạo
Tham gia vào việc tổ chức các hoạt động tập thể, phong trào khi công ty tổ chức. Nhânviên văn phòng
Bạn phải sắp xếp và tổ chức các cuộc họp nội bộ hoặc các chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
Thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ
Làm công việc liên quan đến văn bản giấy tờ. Xử lý các thông tin văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến các bộ phận liên quan.
Bảo quản và lưu trữ các thông tin tài liệu nội bộ, tài liệu phục vụ cho việc tra cứu thông tin.
Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp theo đúng lịch trình, bài bản và khoa học nhất
Quản lý các trang thiết bị và cơ sở vật chất của công ty
Thực hiện công tác chấm công cho nhân viên. Góp ý, đề xuất các giải pháp nhằm phát triển công ty được tốt hơn. Nhân viên văn phòng
Nhân viên văn phòng sẽ thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ như giải quyết giấy tờ, bảo quản thông tin…
Thực hiện các công việc liên quan đến hậu cần
Cung cấp các thiết bị, văn phòng phẩm và đồ dùng phục vụ công việc cho nhân viên
Quản lý tài sản và bảo dưỡng cũng như mua sắm trang thiết bị cho công ty khi bị hư
Nhân viên văn phòng
Nhân viên văn phòng còn phải biết cách quản lý và phụ trách các thiết bị, văn phòng phẩm cho nhân viên.
Do đó, nếu bạn đang mong muốn tìm được công việc nhân viên văn phòng, bạn hãy hiểu rõ công việc đó.
3. Nhân viên văn phòng cần phải có những kỹ năng gì?
Bạn hãy tham khảo ngay những kỹ năng cần thiết trong công việc văn phòng nhé
Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng
Một nhân viên văn phòng phải nắm rõ được các yêu cầu công việc mà mình được giao. Ngoài ra, bạn cần phải có các kỹ năng văn phòng như khác để phục vụ cho công việc. Như sử dụng thành thạo máy tính, các phần mềm văn phòng Word, Excel, Power Point… Bạn cũng có thể tìm kiếm các công cụ hỗ trợ khác để đạt được hiệu quả công việc cao hơn.
Người làm công việc văn phòng phải xử dụng thành thạo máy tính và một số phần mềm văn phòng như word, excel…
Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe
Đây là kỹ năng khá quan trọng trong bất kỳ công việc nào. Giao tiếp tốt sẽ mang đến nhiều thuận lợi trong công việc hơn cho bạn. Trong công việc văn phòng, bạn phải biết cách linh động, sáng tạo trong các nhiệm vụ được giao.
Kỹ năng giao tiếp tốt và kỹ năng lắng nghe là các yêu cầu cơ bản cần có của nhân viên văn phòng.
Đồng thời, kỹ năng lắng nghe giúp bạn biết cách nhìn nhận và chọn lọc ý kiến của mọi người. Hiểu được những gì họ đang nói, đang truyền đạt giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm hơn.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong công việc không phải lúc nào cũng thuận lợi mà sẽ có những lúc khó khăn cần giải quyết. Do đó, bạn phải biết cách giải quyết vấn đề một cách khoa học để có hiệu quả hơn. Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt nó còn giúp bạn tránh những rắc rối trong mối quan hệ nội bộ.
Bạn cần rèn luyện cho mình kỹ năng giải quyết các vấn đề một cách linh hoạt và sáng tạo.
Kỹ năng học hỏi và rèn luyện bản thân
Kỹ năng này giúp bạn biết cách cố gắng tiếp thu kinh nghiệm từ mọi người xung quanh. Tự rèn luyện bản thân, luôn cố gắng trau dồi các kỹ năng phục vụ cho công việc. Giảm bớt những cái xấu, cái tiêu cực để phát triển hơn trong sự nghiệp. Rèn luyện tự tin, thay đổi tư duy tích cực, nhạy bén, sáng tạo.
Học cách tiếp thu kinh nghiệm xung quanh và luôn cố gắng trau dồi các kỹ năng phục vụ cho công việc.
4. Nhân viên văn phòng gặp những khó khăn gì trong công việc
Thường người ta rất hay nghe đến cụm từ “bệnh nghề nghiệp” – nhất là khi bạn làm văn phòng. Một số khó khăn bạn thường gặp phải trong công việc như:
Lương của nhân viên văn phòng thường thực ra không cao
Vì họ thường chỉ nhận được mức tiền lương cứng. Trong khi các bộ phận khác như nhân viên kinh doanh có thêm khoản trợ cấp, hoa hồng… Lương nhân viên văn phòng chỉ cao khi thực sự bạn giỏi, có năng lực. Và nó còn phụ thuộc vào mức độ công việc được giao.
Nhân viên văn phòng chỉ nhận được mức lương cứng và còn phụ thuộc vào khối lượng công việc được giao.
Chịu một số áp lực về công việc
Họ thường có thời gian làm việc cố định, thường xuyên tiếp xúc với “sếp”. Đặc biệt, nếu họ gặp những người lãnh đạo khó tính, công việc của họ khó khăn hơn nhiều.
Công việc văn phòng sẽ có những áp lực, đặc biệt nếu như gặp phải “sếp” khó tính.
Một số ảnh hưởng đến sức khỏe
Các bệnh mà nhân viên văn phòng thường gặp phải như béo phì, tim mạch, thoái hóa đốt sống cổ/thắt lưng… Việc ngồi nhiều, ngồi không đúng tư thế khiến bạn dễ bị đau mỏi cổ vai gáy, về lâu dài dễ bị đau đầu, chóng mặt. Thời gian làm việc 8 tiếng với máy tính, tiếp xúc quá nhiều dẫn đến các bệnh về mắt. Điển hình như rối loạn thị lực, mỏi mắt… Do ngồi trong phòng ít vận động, cơ thể dễ béo phì. Ngồi dưới điều hòa trong suốt quá trình làm việc, khiến da bị khô.
Việc tiếp xúc với môi trường điều hòa, máy lạnh thường xuyên dễ khiến da bạn bị khô, thiếu nước.
Chính vì vậy, trong quá trình làm việc, bạn hãy canh thời gian để có thể vận động. Tránh tình trạng ngồi suốt thời gian làm việc, ảnh hưởng đến mắt, xương khớp. Đồng thời, hãy uống nhiều nước để bổ sung thêm nước, cấp nước cho da.
|