 5 lỗi email phổ biến bạn cần tránh
Thay vì trả lời từng người một, bạn vô tình ấn “gửi tất cả” cho đồng nghiệp về việc mình sẽ tham gia sự kiện, hay ý tưởng về một sự kiện chung sắp tới. Những bức thư nhầm địa chỉ là điều dễ gây khó chịu nhất đối với nhiều người, vì thế khi nhận ra vấn đề, hãy gửi một mail khác để xin lỗi vì bạn không cố ý “gửi tất cả" và dừng lại tại đó.
Tuy nhiên, nếu bạn làm trong một tổ chức có quy mô lớn, việc gửi nhầm sẽ để lại hậu quả khôn lường. Tháng 11 năm 2016, một nhân viên của NHS không may đã gửi một bức thư “trả lời tất cả" cho 1.2 triệu nhân viên ở nơi làm việc. Khi nhận được thư, một cơ số người đã email ngược lại hỏi rằng có chuyện gì đang xảy ra, và việc đó đã gây sập hệ thống thư của công ty.
2. Viết nhầm tên
Viết sai tên trong email là một lỗi “chết người”. Theo Emily Gorton, Trợ lý phụ trách nhân sự ở Công ty du lịch Powder Byrne thì không lý do gì có thể bao biện cho sự nhầm lẫn này, nhất là khi tên cá nhân đấy đã xuất hiện trong thư trước đấy.
“Đối với tôi, đây là biểu hiện của sự cẩu thả. Nó có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng hơn bạn nghĩ”. Gordon chia sẻ với Business Insider - “Việc này thậm chí có thể thay đổi góc nhìn của tôi đối với một người”.
Điều tốt nhất bạn có thể làm lúc này là đứng ra xin lỗi càng sớm càng tốt, Gorton chia sẻ, kể cả việc đấy buộc bạn phải gửi thêm một email nữa ngay lập tức.
Nigel Parslow, Giám đốc Điều hành của công ty tuyển dụng Harvey Nash chia sẻ: “Luôn luôn phải đọc lại nội dung, kiểm tra ngữ pháp toàn email một lượt và xem lại thông tin người nhận trước khi gửi".
3. Ấn gửi lúc còn chưa soạn xong email
Việc gửi mail lúc chưa soạn xong nội dung có thể xảy ra với bất kỳ ai trong chúng ta. Đôi khi người nhận có thể hiểu được rằng bạn bị lỡ tay gửi sớm, nhưng trong nhiều trường hợp khác một email dở dang lại cực kỳ ngớ ngẩn.
Theo Parslow, việc bấm nút gửi sớm là hậu quả của việc bạn đang vội vã. Điều này thường xảy ra khi bạn đang di chuyển, đang gửi mail bằng điện thoại khi đi trên phương tiện công cộng… và cố gắng hoàn thành nó trước khi xuống bến.
Nếu điều này xảy ra với bạn, Gorton khuyên rằng bạn nên gửi càng ít thư sau đó càng tốt.
“Thay vì gửi tổng cộng 3 thư - một cái viết dở, một cái xin lỗi, và một cái tiếp tục trình bày vấn đề - bạn chỉ nên gửi thêm một lần nữa sau khi đã nhỡ bấm gửi sớm email đầu tiên.”
Khi bạn nhận được hàng trăm bức thư một ngày, việc nhận được 3, 4 bức thư liên tục là một điều vô cùng khó chịu.
Một cách hạn chế lỗi này, đó chính là để tên mình là người nhận cho đến khi bức thư sẵn sàng được gửi đi.
4. Sai lỗi chính tả do hệ thống “tự động chỉnh sửa” (auto correct)
Gorton khuyên hãy nhanh chóng xin lỗi khi bạn nhận ra lỗi chính tả hoặc có từ bị thay đổi do hệ thống tự động chỉnh sửa.
“Dưới góc nhìn của một nhà tuyển dụng, tôi luôn khuyên ứng cử viên của mình hạn chế gửi mail bằng điện thoại” – Gorton nói. “Việc bạn gửi mail bằng điện thoại thể hiện bạn không đầu tư thời gian và công sức cho lá đơn hoặc có thể không tập trung khi viết.” Đối với cô, đó không phải một ấn tượng tốt vì một lá đơn chất lượng là lá đơn được đầu tư thời gian.
Việc gửi mail mà không kiểm tra lại chính tả, ngữ pháp cũng là một biểu hiện của việc cẩu thả.
5. Sử dụng những diễn đạt dễ gây hiểu nhầm trong email
Một lần nữa, việc này có thể tránh được nếu bạn dừng lại vài phút và đọc lại ít nhất là 2 lần trước khi gửi thư.
“Độ chính xác và chất lượng là sự thách thức đối với những người đang vội”. Parslow nói. “Dành một vài phút để cân nhắc lại nội dung, cách diễn đạt trong bức thư, nội dung đọc lên nghe ra sao… là một sự đầu tư hoàn toàn xứng đáng, bởi một khi được gửi đi, nó sẽ thể hiện với nhà tuyển dụng con người bạn là ai.”
“Nếu bạn nhận thức được mail đã bị gửi đi ngoài ý muốn thì cách tốt nhất là xin lỗi, rút lại mail và sửa lại”.
|