 Yếu tố quan trọng để đàm phán thành công trong kinh doanh
Đàm phán là sự tổng hợp các phương thức mà chúng ta sử dụng để truyền đạt thông tin về điều mình mong muốn, ước nguyện và trông đợi từ người khác – cũng như là cách để chúng ta nhận thông tin về những mong muốn ước nguyện và trông đợi từ người khác.
Một cuộc đàm phán thông thường có thể chia thành 2 giai đoạn chính là giai đoạn chuẩn bị và giai đoạn đàm phán.
Chuẩn bị là công việc thiết yếu để đàm phán thành công. Chuẩn bị giúp cho người đàm phán sự tự tin cần thiết khi đàm phán. Ngược lại, nếu không chuẩn bị hoặc chuẩn bị không chu đáo sẽ khiến người đàm phán bị động, bộc lộ điểm yếu và có thể rơi vào thế bất lợi. Chính vì vậy, giai đoạn chuẩn bị có vai trò rất quan trọng đối với mỗi cuộc đàm phán.
Trong giai đoạn này, trước tiên các bên đàm phán cần xác định rõ mục tiêu của mình trên cơ sở phân biệt những gì mình muốn và những gì mình thực sự cần. Sau đó các bên đàm phán sẽ thu thập thông tin cần thiết để đưa ra đề xuất của mình và tìm hiểu vị thế của đối tác đàm phán. Cuối cùng, các bên đàm phán sẽ thành lập đoàn đàm phán, lựa chọn chiến lược và chiến thuật đàm phán phù hợp, xác định địa điểm, thời gian, lịch trình làm việc, chuẩn bị kỹ năng đàm phán, tài liệu đàm phán…
Chuẩn bị đàm phán bao gồm các công việc cụ thể sau:
Xác định các mục tiêu đàm phán: Một trong những nguyên nhân đàm phán thất bại đó là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi. Do vậy cần xác định đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì. Trong giai đoạn này cũng cần xác định rõ nhu cầu đàm phán, xác định các phạm vi đàm phán.
Thu thập thông tin: Thông tin là tài sản quan trọng nhất trong đàm phán vì nó mang đến cho người đàm phán những lợi thế trong quá trình đàm phán và giúp cho người đàm phán tự tin hơn khi đánh giá đúng những đề nghị của đối tác cũng như những thông tin mà họ đưa ra.
Có nhiều cách thu thập thông tin: Thông qua các phương tiện thông tin đại chúng; thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới; kinh nghiệm của bạn bè, đồng nghiệp…
Kết quả của việc thu thập thông tin là giúp được người đàm phán đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu, lựa chọn một hoặc một vài đối tác đàm phán, đồng thời xác định được các phương án khác nhau có thể thoả mãn nhu cầu của doanh nghiệp.
Xác định các phương án thay thế tốt nhất: Phương án thay thế tốt nhất cho một cuộc đàm phán là giải pháp thoả mãn nhu cầu tốt nhất mà một bên đàm phán có thể có được dù không tham gia cuộc đàm phán đó. Trong thực tế, các nhà đàm phán thường quá chú trọng việc đàm phán mà quên xem xét những phương án thay thế cho cuộc đàm phán đó. Hiểu được giá trị của phương án thay thế tốt nhất có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Nó không chỉ giúp người đàm phán tránh được những cuộc đàm phán không cần thiết mà còn giúp họ tránh được những thoả thuận bất lợi. Ngoài ra phương án thay thế tốt nhất còn là cơ sở khách quan để biết được khi nào thì nên rút lui.
Tìm hiểu về đối tác đàm phán: Sau khi đã chọn được đối tác đàm phán, doanh nghiệp cần tìm hiểu các thông tin về đối tác đàm phán. Chưa hẳn có nhiều thông tin thì là tốt mà quan trọng phải có những thông tin cần thiết. Thường thì chúng ta sẽ không thể biết tất cả các thông tin về đối tác đàm phán, do vậy chúng ta sẽ phải đưa ra những giả định dựa trên kinh nghiệm của mình hoặc dựa trên những nguồn thông tin sẵn có. Trên cơ sở những thông tin về mục tiêu đàm phán của đối tác, đối chiếu với mục tiêu đàm phán của mình để dự đoán những vấn đề đàm phán.
Xác định chiến lược và chiến thuật đàm phán: Phải xác định một chiến lược cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra. Trong giai đoạn này, phải thực hiện một số công việc như thành lập đoàn đàm phán, chuẩn bị chương trình và nội dung đàm phán, đặc biệt là cần xác định những chiến thuật sẽ sử dụng trong đàm phán. Một chiến thuật thường liên quan đến hoàn cảnh và bối cảnh của từng cuộc đàm phán cụ thể chứ không có một chiến thuật cho mọi cuộc đàm phán. Nhưng tất cả các chiến thuật đều phải bổ sung và phù hợp với chiến lược.
Một số chiến lược thường được sử dụng như: Nếu là người bán, đề nghị cao sau đó giảm từ từ. Nếu là người mua, đề nghị thấp sau đó tăng dần; không cường điệu về mình và sản phẩm; khi đạt được thoả thuận về một vấn đề, nhanh chóng chuyển qua vấn đề khác; giữ lời hứa; biết tạm ngưng đúng lúc; không bao giờ nhượng bộ một cách vô điều kiện; nhượng bộ từ từ và ngày càng ít hơn; để cho đối tác có cảm giác họ đã đạt được 1 thoả thuận tốt; thay đổi giá; sử dụng thời gian làm vũ khí thương lượng; hứa với đối phương một cách chung chung đề giành ưu thế; không gây áp lực; ghi chép tỉ mỉ; xây dựng các biểu mẫu để văn bản của mình có vẻ chính thống; lấy chính sách của công ty làm công cụ thương lượng; sẵn sàng chấp nhận những rủi ro đã lường trước; chỉ có một sự lựa chọn…
Ngoài ra chúng ta cũng nên chú ý tới việc chuẩn bị một số các công việc khác như: địa điểm đàm phán, vị trí trên bàn đàm phán, phong cách đàm phán và các tài liệu cần thiết…
|