Tổ chức cuộc họp thế nào cho hiệu quả

Tôi đã từng phải chịu đựng rất nhiều cuộc họp tồi tệ suốt sự nghiệp của mình. Tôi đã tổ chức và đã tham dự những cuộc họp tồi tệ. Tôi đã cố gắng để cải thiện những cuộc họp. Tôi cũng đã từng hủy bỏ những cuộc họp giữa chừng. Nhưng trong bài đăng này, tôi sẽ chỉ ra lý do tại sao những cuộc họp lại là yếu tố thực sự rất quan trọng để hoàn thành công việc, cho dù thực tế có nhiều quan điểm khác nhau về vấn đề này, và lý do tại sao những cuộc họp thường không đạt được kết quả hoặc thậm chí khiến mọi chuyện tệ hơn.

Hầu hết những cuộc họp cứ thế đến và kết thúc và chúng ta chấp nhận chúng như một phần của công việc. Đôi khi có một cuộc họp gây ra kết quả không mong đợi, đến mức chỉ khiến những thành viên tham gia cảm thấy tồi tệ và lãng phí thời gian một cách khủng khiếp vì cuộc họp. Một số người phản ứng với việc này bằng cách cố gắng xác định khi nào/như thế nào/liệu có cần thiết phải có một cuộc họp không, như thể tất cả mọi người đều đã trốn tránh việc họp hành cả thế kỷ nay.

“Trong quá trình xây dựng công ty, điều quan trọng nhất mà bạn phải tạo ra là một văn hóa doanh nghiệp với các giá trị được chia sẻ với nhau thông qua việc giao tiếp, và những cuộc họp là một trong các yếu tố không thể thiếu của việc giao tiếp.”

Khi bạn tập hợp một nhóm những thành viên tài năng và đa dạng, cách duy nhất để họ có thể hợp tác và hoạt động với nhau như một team là dành thời gian nói chuyện, lắng nghe nhau và hiểu được rằng những quan điểm cá nhân sẽ góp phần tạo ra một ý tưởng tuyệt vời. Trừ khi tất cả mọi nhân viên đều có cùng một nền tảng xã hội (background) và trải nghiệm, bằng không, không có cách nào giúp một nhóm người có thể hội tụ lại với nhau thành một team có hiệu suất cao ngoài việc họp hành, chia sẻ ý tưởng và cùng nhau tìm hiểu, khám phá. Không có bất kỳ email hay tài liệu chung được chia sẻ nào có thể thay thế cho những cuộc họp.

Bài viết này sẽ không đề cập đến vấn đề sử dụng các mẫu PowerPoint để điều hành một cuộc họp hiệu quả; hay một hệ thống để quyết định làm thế nào, khi nào, hoặc tại sao nên diễn ra một cuộc họp. Tôi đã từng gặp mọi loại lịch trình (agenda), chuẩn bị, theo dõi, danh sách vấn đề, công cụ ra quyết định, template (cả cho Word, Excel, Powerpoint hoặc Outlook) và tôi thấy tất cả những công cụ này đều là không đủ cho một cuộc họp hiệu quả. Theo kinh nghiệm của tôi, công cụ tốt nhất dành cho các cuộc họp là lên lịch sao cho cuộc họp được diễn ra đầu tiên. Phần thứ còn lại chỉ là thứ gây xao lãng mục tiêu thực sự của việc chia sẻ, xây dựng và ra quyết định.

Những cuộc họp trong bài viết này đề cập đến cuộc họp nội bộ của một công ty hoặc tập trung vào các hoạt động nội bộ của một công ty, chủ yếu là những cuộc họp phổ biến nhất trong các nhóm nhỏ. Những cuộc họp bên ngoài với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, báo chí, v.v. khác khá nhiều so với họp nội bộ. Phần cuối cùng trong bài đăng này sẽ đề thảo luận về những cuộc họp 1 : 1 cũng như cuộc họp giữa các nhóm lớn hơn.

Trước khi tôi đưa ra những quan điểm bảo vệ chuyện họp hành, chúng ta nên nhìn nhận thẳng thắn về những cuộc họp và dưới đây là một số sự thật gần như đúng trong mọi trường hợp.

Nếu bạn đang ở trong một cuộc họp và mọi người dành hầu hết thời gian để xem điện thoại, thì việc đầu tiên bạn nên làm là xem xét lại các cuộc họp chứ không nên vội cấm sử dụng điện thoại. Bạn có khi cũng không cần phải lo lắng về vấn đề này, vì cuộc họp cũng giống như một hoạt động bình thường trong cuộc sống, nơi mà mọi người có xu hướng nhìn vào điện thoại liên tục. Giống như laptop, điện thoại có thể chỉ là công cụ để mọi người làm việc, tìm kiếm hoặc ghi chú gì đó; chỉ cần đảm bảo mọi người cam kết tham gia cuộc họp (mọi người có thể thể nhắc nhở nếu bạn đang làm việc riêng).

Rất ít ý kiến/suy nghĩ được trao đổi ngay tại cuộc họp. Mong đợi mọi người suy nghĩ lại và đồng ý với quan điểm mà họ không thích trước đó ngay trong cuộc họp hầu như không bao giờ thành công. Hầu hết mọi người đều có lý lẽ riêng và họ có thể sẽ chia sẻ lý lẽ và thay đổi lại quan điểm nếu bạn dành thời gian nói chuyện với họ bên ngoài cuộc họp.

Không có cuộc họp nào được diễn ra theo một agenda (danh sách những vấn đề cần thảo luận) cụ thể. Nếu những cuộc họp của bạn có nhiều hơn một agenda thì bạn đã thất bại ngay từ bước đầu tiên. Bạn tốt nhất chỉ nên có một agenda cho toàn bộ cuộc họp. Thực tế chỉ một vấn đề trong danh sách agenda thôi cũng có thể kéo dài đến hết cuộc họp.

Không một ai thích họp hành ngoại trừ người tổ chức cuộc họp. Đây là sự thật tất cả mọi người đều đồng ý, nhưng hãy nhớ rằng, một ngày nào đó, bạn cũng sẽ trở thành người tổ chức một cuộc họp không ai thích cả.

Nếu bạn đang ở trong một cuộc họp và căn phòng lại không đủ lớn cho mọi người, thì bước tiếp theo là bạn nên xem xét lại số người tham dự chứ không phải tìm một căn phòng lớn hơn.

Nếu bạn đang ở trong một cuộc họp và người thuyết trình sử dụng những slide biểu diễn dữ liệu ở dạng “tĩnh”, thì cuộc thảo luận của bạn sẽ cần những cái nhìn “động” cũng như những khía cạnh khác nhau của dữ liệu. Đừng chỉ đưa ra mỗi dữ liệu không thôi, thay vào đó hãy chuẩn bị và sẵn sàng chia sẻ những dữ liệu “sống”.

Nếu bạn đang ở một cuộc họp và bạn trình bày hai giải pháp tiềm năng về một vấn đề, bạn sẽ kết thúc cuộc họp với một giải pháp thứ ba và ý tưởng đó sẽ kết hợp được những đặc điểm tốt nhất của hai giải pháp trên và bạn không cần phải đánh đổi gì cả. Nói một cách nghiêm túc, tại sao bạn không nghĩ đến việc đề xuất chi phí thấp hơn và thời gian cho việc tìm đầu ra thị trường nhanh hơn ngay từ đầu! Bên cạnh đó, nếu bạn đang trình bày với sếp của mình thì cho dù bạn có bao nhiêu lựa chọn thay thế, ít nhất bạn sẽ tổng hợp được một giải pháp mới tại cuộc họp, nhưng chỉ có sếp của bạn mới giải tỏa được những hạn chế.

Những điều quan trọng không bao giờ thực sự xảy ra tại một cuộc họp. Nếu có chuyện gì đó xảy ra thì nó sẽ xảy ra ngay đúng lúc một nửa số thành viên vắng mặt. Sai lầm lớn nhất của mọi người là nghĩ rằng cuộc họp là thời khắc cao điểm hoặc là kết thúc của một quá trình lâu dài, trong khi thực tế những cuộc họp chỉ là bước để tập hợp mọi người và hợp tác với nhau.

Nếu bạn tin rằng mình đã đạt được một quyết định sáng suốt cho một chủ đề gây tranh cãi trong một cuộc họp và “đóng” lại chủ đề khi cuộc họp kết thúc, thì nhiều khả năng quyết định đó phải được xem xét lại ngay lập tức. Điều rủi ro ở đây là có thể ai đó có những thông tin mấu chốt nhưng lại không tham gia hoặc không có cơ hội đóng góp trong cuộc họp; và họ sẽ tìm cách để mở lại lại chủ đề hoặc cung cấp thông tin cho người khác.

Bỏ phiếu trong một cuộc họp không mang lại kết quả tốt đẹp gì cả. Đừng sử dụng hình thức bỏ phiếu nữa. Công ty không phải là chế độ dân chủ, bạn sẽ không muốn phải tưởng niệm chiến thắng hay thất bại của một “phe” nào đó. Nếu vị thế của một người trong công ty không rõ ràng, hãy đặt câu hỏi một cách thẳng thắn. Nhưng đừng “dồn ép” người quá mức, việc này chỉ làm tăng rủi ro và làm giảm trách nhiệm của họ trong nhóm

Những cuộc họp không nên vẽ thêm việc. Mọi người thường xuất hiện trong cuộc họp với một đống công việc còn tồn đọng hay các tài liệu cần xem xét. Do vậy, nếu cuộc họp của bạn sinh ra để tìm thêm việc cho mọi người làm thì điều này thật tồi tệ. Nếu bạn nghĩ rằng những cuộc họp là để dành cho việc sắp xếp các việc phải làm và theo dõi tiến độ công việc thì thật ra bạn đang làm chậm tiến độ của mọi người bằng cách bắt họ ngồi vào bàn họp thay vì ngồi vào bàn làm việc. Đây là vấn đề lớn mà IBM gặp phải với "Ủy ban quản lý" khét tiếng của họ.

Những kỹ sư đặc biệt ghét các cuộc họp và chỉ coi chúng là lãng phí thời gian. Đối với một kỹ sư, điều tồi tệ nhất có lẽ là phải làm lại/viết lại một thứ gì đó để giải thích cho những người không có chuyên môn hiểu. Các nhân viên khác trong công ty thường gặp phải vấn đề “không hiểu”, “thông tin mới” hay “cần phải thay đổi tư duy”. Những cuộc họp là cách tốt nhất để có thể ngăn chặn tất cả những vấn đề này và do đó, tham gia họp là điều cần thiết. Vì vậy, về bản chất, các kỹ sư ngừng ghét những cuộc họp.

Khi bạn không biết phải làm gì, đừng tổ chức một cuộc họp. Nếu giám đốc sản phẩm chỉ tổ chức cuộc họp theo yêu cầu của những kỹ sư mà không biết phải làm gì thì cuộc họp sẽ không có kết quả. Tồi tệ hơn là bạn có thể làm lãng phí thời gian của mọi người vì một vấn đề, không phải là một giải pháp. Nếu bạn không biết phải làm gì, hãy dành thời gian để suy nghĩ về vấn đề và những đề xuất giải quyết trong lúc nghỉ giải lao.

Nếu bạn muốn xây dựng một văn hóa làm việc vững mạnh và hợp tác thì những cuộc họp chính là "công cụ" quan trọng nhất mà bạn có. Do đó, việc tìm cách để tạo ra những cuộc họp “đáng giá” được cho là bước quan trọng nhất bạn có thể thực hiện ở công ty. Cho dù công ty có văn hóa giao tiếp với nhau qua email, điện thoại hay nói trực tiếp thì những cuộc họp vẫn là điều tối quan trọng để kết nối những thành viên lại với nhau và đưa họ trở thành một team.