Những gợi ý làm việc tại nhà và điều hành hiệu quả

Thật dễ dàng khi mỗi ngày mọi người đều gặp mặt nhau, làm việc cùng nhau nên trao đổi công việc sẽ thuận tiện và đỡ mất thời gian. Tuy nhiên, với tình hình dịch bệnh như hiện nay, việc trao đổi có thể sẽ bị gián đoạn nếu chúng ta không làm quen với sự thay đổi này.

Ví dụ như quý vị có thể không quen chỉ đạo trực tuyến đối với nhân viên, hay công ty quý vị chưa sẵn có những công cụ hỗ trợ làm việc tại nhà như phần mềm họp video trực tuyến Zoom hay Skype chẳng hạn.

Tuy nhiên, ngay cả những người đã quen với cách thức làm việc tại nhà vẫn có thể cảm thấy bị phân tâm. Một nghiên cứu năm 2019 thực hiện trên 2500 người làm việc từ xa, cho thấy sự cô đơn là khó khăn thứ hai, có ở 19% số người tham gia nghiên cứu. Sự cô đơn làm giảm động lực làm việc và hiệu suất làm việc.

Do đó quý vị hãy khuyến khích nhân viên, đồng nghiêp, đối tác tận dụng tối đa các tiện ích của các ứng dụng hỗ trợ làm việc tại nhà để giữ việc trao đổi thông tin một cách thường xuyên va theo một lịch trình cụ thể. Điều này giúp hạn chế việc mất tập trung, vốn là một thách thức thực sự đối với các nhân viên làm việc từ xa.

Những nhân viên làm việc từ xa tốt nhất là người thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp và sếp bằng đủ mọi cách khác nhau. Có rất nhiều cách để liên lạc trong thời gian, thông qua nhiều nền tảng khác nhau như Zoom, Mỉcrosoft Teams, Skype, Slack, và đừng quên phương thức truyền thống là gọi điện thoại.

Ngoài ra, quý vị có thể duy trì “cà phê sáng từ xa” trước giờ làm việc để gặp gỡ, chào hỏi nhân viên hay đồng nghiệp của mình. Các câu chuyện về gia đình hay giữ khoảng cách xã hội là đề tài rất thú vị để bắt đầu một ngày mới. Đây còn là cách để quý vị giúp cho nhân viên chưa theo kịp thói quen làm việc từ xa cảm thấy được quan tâm và hiểu rõ mục tiêu công việc của mình.

Khi phải làm việc tại nhà mà không có một chỗ làm việc với đầy đủ trang thiết bị thì hiệu suất sẽ kém. Việc sử dụng màn hình kép, bàn phím và chuột không dây giúp đạt năng suất cao hơn khi làm việc tại nhà. Nếu là chủ doanh nghiệp, quý vị có thể hỗ trợ nhân viên mình bằng cách cho mượn màn hình máy tính tại văn phòng để nhân viên của mình cảm thấy thoải mái hơn khi cần phải thao tác trên nhiều ứng dụng cũng như tốc độ làm việc sẽ được cải thiện.

Hãy chọn cho mình góc làm việc có đủ ánh sáng, không quá chói nhưng cũng không quá mờ. Tốt nhất là hướng ánh sáng qua vai hay từ trên đầu xuống, hoặc dùng đèn bàn, ánh sáng tự nhiên để giúp mắt tập trung vào màn hình và không bị phân tán.

Đặc biệt quan trọng là quý vị cần phải dành ra không gian giữa công việc và việc nhà, ngay trong chính ngôi nhà của mình. Thay vì nằm trên giường làm việc với cái máy tính cầm tay, hãy thử cách sử dụng sáng tạo hơn. Sự thay đổi có thể đơn giản chỉ là kê cái kệ để đầu giường ra một góc, tránh xa những thứ gây xao nhãng, đặt máy tính lên đó và ngồi vào một chiếc ghế có tựa lưng dựng thẳng, giống như khi quý vị ngồi ở bàn làm việc tại cơ quan. Việc này cũng nhằm thông báo cho những người trong nhà biết rằng quý vị đang ‘làm việc’. Trong một không gian dành riêng cho công việc, quý vị sẽ dễ dàng thấy được những lợi ích của làm việc từ xa.

Một điểm quan trọng nữa giúp quý vị hoà nhập vào không gian làm việc tại nhà, chính là cách ăn mặc. Nhiều người sẽ cảm thấy mất thời gian để ăn mặc lịch sự trước chính bản thân mình hay chỉ thực sự cần thiết khi có họp cùng đồng nghiệp. Điều đó thực sự chưa thấu đáo. Việc ăn mặc phù hợp như trong thời gian làm việc là một thủ thuật đánh lừa bộ não để đưa ra tín hiệu về việc quý vị thực sự sẵn sàng để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc.

Khác với làm việc tại văn phòng khi quý vị có thời gian chuyển tiếp để tạo cân bằng về mặt tâm lý: chẳng hạn như có 20 phút uống cà phê sáng, trò chuyện với đồng nghiệp, nhân viên, hay tập thể dục sau khi công việc để khởi đầu và kết thúc một ngày làm việc, làm việc tại nhà đòi hỏi sự tập trung và quyết tâm cao hơn.

Có bao giờ quý vị cảm thấy xao nhãng với các câu hỏi trong lúc làm việc tại nhà như: “Mình cần phải giặt đồ, thôi để tranh thủ bấm máy giặt rồi vào làm việc,” hay “Hôm nay cần phải đặt hàng online vài món hàng”. Quý vị cần phải đặt mình vào khuôn khổ và luôn ý thức rằng mình đang thực sự trong giờ làm việc.[3]

Nếu đang triển khai một dự án dài hơi, quý vị nên nghỉ giữa giờ thường xuyên hơn như đi lại, hít thở sâu, uống trà hay cà phê, ra ngoài đi dạo hoặc bất kỳ điều gì mà quý vị cảm thấy thoải mái nhất.

Dù những lợi ích nói trên có khả quan ra sao thì bản chất ép buộc và đột ngột của sự chuyển dịch làm việc từ văn phòng về nhà vẫn có thể khiến một số người phải gồng mình để làm quen.

Với tình hình diễn biến phức tạp của đại dịch COVID-19, chưa ai biết được khi nào cách thức làm việc tại nhà sẽ chấm dứt, cho nên lại có thêm một số vấn đề phát sinh. Ví dụ như các bậc cha mẹ cảm thấy khó làm việc khi con cái cũng ở nhà do các trường học cũng đồng thời đóng cửa. Mà như vậy thì việc trao đổi chặt chẽ với cấp trên – những người sẽ cần phải cảm thông cho nhân viên – là cực kỳ quan trọng.

Bị cô lập trong thời gian dài cũng có thể ảnh hưởng xấu đến tâm lý làm việc và hiệu quả công việc. Đó là lý do giáo sư Larson gợi ý các nhóm làm việc hãy thử duy trì tình trạng như thể đang làm việc cùng nhau và sự gắn bó với đồng nghiệp qua những hình thức độc đáo mới mẻ như ăn uống trực tuyến hay tiệc tùng từ xa, khi mọi người gọi điện thoại nhóm và cùng nâng ly cocktail trên Zoom hoặc Skype. Nó làm nhẹ bớt và xoa dịu căng thẳng của môi trường làm việc tại nhà đầy những thách thức. Các hoạt động thường xuyên khác của công ty cũng nên được duy trì như tiệc mừng sinh nhật, tuyên dương trước tập thể khi hoàn thành mục tiêu và kết thúc dự án.