5 lưu ý khi giao tiếp qua điện thoại

Khi giao tiếp qua điện thoại

, đầu tiên bạn cần chào hỏi, xưng danh tính rõ ràng về tên, địa chỉ công ty để người nghe sẽ biết bạn là ai. Mặt khác, bạn cũng cần nhắc lại thông tin của người nhận để đảm bảo rằng mình đã gọi đúng. Sau đó, hãy nêu mục đích của cuộc gọi. Việc này sẽ giúp khách hàng nắm được vấn đề mà bạn đang đề cập đến. Đây cũng chính là khoảng thời gian để họ rà soát lại những thông tin liên quan.

 

Thái độ thân thiện, tích cực

Với hình thức gọi điện thoại để giao tiếp, khách hàng không thể đánh giá được bề ngoài, cử chỉ hoặc nét mặt của bạn. Điều duy nhất mà họ có thể cảm nhận được đó chính là thái độ và giọng điệu. Vì vậy, khi nói chuyện với khách hàng qua điện thoại, hãy giữ một giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm để giúp người nghe thấy thoải mái, dễ chịu nhé!

 

Nếu bạn cho rằng, không cần thiết phải cười với khách hàng vì họ không thể nhìn thấy được thì hãy dập tắt ngay suy nghĩ này. Bởi, nụ cười sẽ ảnh hưởng đến giọng điệu và họ hoàn toàn có thể nhận ra. Sự vui vẻ, thái độ hòa nhã thân thiện chính là tiền đề để cuộc nói chuyện được tích cực hơn.

 

Nói rõ ràng với tốc độ vừa phải

Khi gọi điện tư vấn, thương lượng với khách hàng, bạn nên nói dễ hiểu, không nên sử dụng những thuật ngữ chuyên ngành hoặc nói xen kẽ 2 ngôn ngữ. Điều này sẽ khiến khách hàng cảm thấy khó chịu, không hiểu bạn đang nói gì, thậm chí họ còn cho rằng bạn là người thích thể hiện.

 

Bên cạnh đó, để người nghe nắm được nội dung, tiếp nhận đủ thông tin thì bạn cần phải nói với một tốc độ vừa phải, rõ ràng. Đừng nghĩ rằng nói nhanh sẽ giúp tiết kiệm thời gian , vì nó sẽ khiến khách hàng không nghe kịp, bạn phải lặp lại nhiều lần và làm tốn thời gian của đôi bên.

 

Không làm việc riêng khi nói chuyện

Khi giao tiếp qua điện thoại, bạn không nên làm việc riêng như: ăn uống, chơi game, lướt Facebook… Việc này sẽ khiến bạn xao nhãng, bỏ lỡ mất thông tin quan trọng và làm gián đoạn cuộc hội thoại. Hơn nữa, nếu đầu dây bên kia nhận thấy bạn không tập trung, họ sẽ đánh giá bạn là người thiếu lịch sự, không có chuyên môn, thậm chí khiến họ phật ý muốn kết thúc cuộc trao đổi.

 

Chào tạm biệt

Bạn có thể “ghi điểm” tuyệt đối với khách hàng với những câu chúc tốt lành hoặc một lời cảm ơn họ vì đã dành thời gian cho cuộc gọi. Từ đó, họ sẽ cảm thấy vui vẻ, thoải mái. Đừng quên phải để khách hàng gác máy xuống trước bạn nhé!