 4 quy tắc sử dụng email hiệu quả nhất Hãy cố gắng sắp xếp và trình bày những nội dung mình muốn theo thứ tự một cách rõ ràng, cụ thể đưa ra những thông tin có liên quan và liên kết chặt chẽ. Ví dụ, có rất nhiều email gửi đến tôi nhờ tôi kiểm tra thử chương trình mới đưa ra nhưng lại không đính kèm link dẫn đến chương trình đó. Con người luôn bận rộn và không có thời gian. Vì vậy hãy cố gắng làm cho nó dễ dàng được tiếp nhận hơn.
Nắm rõ trọng điểm và giải thích một cách nhanh chóng. Hãy để cho người đọc biết được thứ mà bạn muốn nói đến trong email ngay từ khi đọc câu đầu tiên, đừng làm cho anh ấy/cô ấy phải chờ đợi. Việc đưa ra trọng điểm một cách nhanh chóng có thể lấy được sự chú ý của người đọc. Nếu như anh ấy/cô ấy có thể hiểu rõ ràng ý nghĩa và nội dung trong email mà bạn muốn truyền tải thì họ có thể hành động theo đúng như người gửi yêu cầu một cách nhanh chóng, hiệu quả hơn.
2. Đừng gửi email ngay lập tức
Nếu bạn chuẩn bị gửi một email quan trọng thì việc nên làm là đừng bao giờ ấn "send" ngay lập tức. Hãy dành một ít thời gian để đọc qua nó một vài lượt. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện ra những lỗi sai, hay thiếu sót trước khi đến với người đọc và khiến họ khó chịu.
Ngoài ra, sẽ tốt hơn nếu có một người khác đọc lại bức thư của bạn. Nếu email của bạn đang viết về một vấn đề tế nhị, hãy nhờ người khác tham gia ý kiến để chắc chắn rằng ngữ điệu trong email của bạn là đúng với ngữ điệu bạn muốn gửi đi. Và đừng quên một điều quan trọng nữa, nếu email của bạn là một mẫu chuẩn để gửi thông tin tới tất cả mọi người thì hãy cân nhắc thật kỹ trước khi gửi nó nhé.
3. Gửi email đúng thời điểm
Lựa chọn thời điểm để gửi email cũng là một trong những yếu tố khá quan trọng bạn cần phải cân nhắc. Điều này phụ thuộc vào mục đích mà bạn muốn đạt được. Để tránh email bị thất lạc, bị bỏ qua hãy chú ý đến vấn đề này. Ví dụ, thứ 2 đầu tuần luôn là thời điểm bận rộn và có khá nhiều thứ cần giải quyết vậy nên việc bỏ lỡ email của bạn là điều rất dễ dàng. Còn chiều thứ Sáu lại là thời điểm không tốt để gửi bởi vì mọi người thường về sớm hơn một chút để chuẩn bị cho kỳ nghỉ cuối tuần.
Hãy nghĩ tới người nhận email của bạn và tìm hiểu xem thời điểm nào sẽ thích hợp cho anh ấy/cô ấy đọc nội dung email của bạn. Hãy lựa chọn thời điểm thông minh nhất để đem lại hiệu quả tốt nhất cho mình.
4. Quản lý email chặt chẽ
Điều này thể hiện sự tôn trọng và tự tôn trọng mình. Nếu bạn không thể kiểm soát tốt email của mình, chắc chắn các bạn sẽ không thể đòi hỏi người khác trả lời kịp thời như mình mong muốn.
Khi gửi thư đi, hãy kiểm tra xem có sai sót gì không và nó đã chắc đến tay người đọc . Cũng như bạn hãy cố gắng trả lời nhanh, tích cực những email của người khác. Đó là cách giúp họ tôn trọng bạn và sẽ làm điều tương tự với bạn.
|