Lên kế hoạch sắp xếp công việc hiệu quả

 

Ai cũng có 168 giờ trong một tuần để hoàn thành các công việc được xếp vào dạng “ưu tiên”. Để tăng lượng thời gian này lên mức tối đa và để quản lý hiệu quả công việc

 hằng ngày của bạn, hãy tạo cho mình thói quen thường xuyên tổ chức các hoạt động, lịch làm việc, và cả sinh hoạt hàng tuần của mình nữa.

 

Bước một:

 

Hãy liệt kê một danh sách tất cả các công viêc thường ngày mà bạn phải làm (hoặc cần làm) trong một tuần điển hình nào đó, bao gồm cả: thời gian ngủ nghê, ăn uống (nhớ tính luôn thời gian nấu nướng chuẩn bị và dọn dẹp nhé), chăm sóc bản thân, công việc, đến các lớp học, thời gian lái xe, mua sắm, thời gian dành cho các thành viên trong gia đình, các câu lạc bộ, thanh toán hoá đơn, công việc tình nguyện, việc nhà, thể dục thể thao, gọi điện thoại, xem TV, thời gian cho các sở thích cá nhân, đọc sách báo, học hành nghiên cứu, và …

 

Bước 2:

 

Tổ chức những công việc hàng tuần này thành những nhóm cùng loại với nhau và ghi chú lại thời gian bạn dành cho chúng.

 

Thật thú vị là gần một phần ba thời gian của bạn được sử dụng để phục vụ những nhu cầu cá nhân.

 

– Ngủ : 49h

– Vệ sinh cá nhân : 3h

– Ăn uống : 8h.

-> Tổng cộng : 60h

 

Sau đó, liệt kê và đếm khoảng thời gian bạn sử dụng cho công việc, trường lớp, và cả những chuyện khác không thuộc một tuần “điển hình” của bạn. Chúng cũng sẽ chiếm một phần ba trong 168 giờ hàng tuần. Cụ thể:

 

– Công việc: 40h

– Đi lại: 5h

– Các việc khác: 15h

-> Tổng cộng: 60h.

 

Bây giờ, hãy tính luôn những công việc bạn dành cho xã hội, ví dụ như :

 

– Thời gian cho gia đình: 15h

– Các mối quan hệ và bạn bè: 5h

– Nhà thờ, hội nhóm, tổ chức: 6h

– Hoạt động vì trẻ em, thể thao, vv…:8h

-> Tổng cộng: 33h.

 

Cuối cùng, đối với lượng thời gian còn lại mà bạn có trong một tuần, hãy điền vào đó những công việc và sở thích cá nhân cũng như gia đình:

 

– Việc nhà: 3h

– Rèn luyện thân thể: 4h

– Sở thích và các hoạt động giải trí: 4h

– Thời gian để tịnh tâm, cầu nguyện, suy ngẫm: 4h.

->Tổng cộng: 15h.

 

Bạn có thể chia những mục này thành các hoạt động riêng theo khuynh hướng bộc lộ phong cách sống của bạn. Các bạn sinh viên sẽ thích liệt kê tất cả những lớp học và việc nhà của họ. Còn những người nội trợ lại thích liệt kê chi tiết tất cả những công việc mà họ phải làm thường ngày. Thời gian dành cho gia đình và bạn bè cũng có thể được chia rành mạch ra thành những mục nhỏ hơn.

 

Bước ba:

 

Tạo ra lịch tuần, mỗi lịch tạo ra có thể dài 24 giờ (hoặc chỉ 30’) cho mỗi ngày. Sau đó ghi sao cho vừa trên một trang giấy, nếu không thì bạn cũng có thể mua một cuốn lịch dạng sổ tay trong đó có chia một ngày hay tuần thành những giờ cụ thể. Đầu tiên, hãy ghi vào đó những hoạt động thường xuyên nhất và chiếm nhiều thời gian nhất, bao gồm việc ngủ nghê, làm việc, ăn uống, vệ sinh cá nhân, đi lại… Tô màu xanh cho những việc ngủ, vệ sinh và ăn uống để làm nổi bật rằng đây là các yếu tố cơ bản cuả cuộc sống. Tô màu xanh lá cây cho công việc và thời gian đi lại để nhấn mạnh đây là các yếu tố liên quan đến tiền bạc.

 

Tiếp sau những hoạt động ban đầu này là các nhiệm vụ, bổn phận và các cuộc họp… những thay đổi, trồi sụt đối với các cam kết thời gian từ tuần này sang tuần khác thường vẫn hay phát sinh. Vì thế những phát sinh này có thể được tô đỏ và có thể để chỉ những hoạt động như: các trận thi đấu, tập luyện thể thao, đi lễ nhà thờ, các cuộc hẹn đặc biệt v.v…

 

Điền vào các khoảng trống thời gian còn lại với những hoạt động thuộc về cá nhân, các mối quan hệ gia đình và xã hội để mang lại sự cân bằng và trọn vẹn cho bảng hoạch định thời gian cuả bạn. Những thay đổi liên tục là đặc trưng cuả mục này nên hãy dùng bút màu vàng để tô màu cho chúng biểu thị cho ánh sáng và niềm vui.

 

Lúc nào cũng phải giữ một bảng phân chia thời gian chính bên cạnh mình, dán các bản photo lên bàn hoặc tủ lạnh… và có những điều chỉnh cho thích hợp nếu cần thiết. Khi bạn đã có được kinh nghiệm trong việc viết thời gian biểu cho một tuần theo cách này thì việc quản lý thời gian cuả bạn cũng sẽ trở thành một thói quen thường xuyên và hết sức dễ dàng. Sẽ là một ý hay nếu bạn mở rộng lịch cuả mình cho các thành viên khác trong gia đình.