Cách thức làm chủ thời gian dành cho các nhà lãnh đạo

 

 Những người giám sát là người lao động trí óc. Người ta không yêu cầu họ phải bấm giờ đồng hồ khi làm việc, nhưng người giám sát luôn luôn gặp phải tình trạng tiến thoái lưỡng nan - một mặt, họ có quá nhiều việc phải làm, mặt khác, họ không có đủ thời gian để làm tất cả mọi việc. Do đó, chính thời gian, chứ không phải các hoạt động, là yếu tố gây hạn chế cho người giám sát. Việc sử dụng thời gian sẽ quyết định người giám sát làm việc thành công đến mức nào trong một môi trường công việc bị giới hạn về giờ giấc và năng lượng con người. Những người giám sát thành công là người làm việc nhanh hơn mà không vất vả hơn, nhờ các công cụ quản lý thời gian được thiết kế để giúp họ lựa chọn hợp lý hơn những việc nên làm và việc không nên làm. Trong môi trường hiện nay, các tổ chức muốn có ít người hơn nhưng làm được nhiều việc hơn, do đó những người làm việc tốt nhất là những người có thể đưa ra những lựa chọn mang tính quyết định.

 

Bản chất của việc quản lý thời gian là tự quản lý bản thân.

Thời gian là thứ không thể điều chỉnh được. Ngày nào cũng chỉ có đúng 24 giờ. Tuy nhiên, người giám sát có thể làm cho mình thích ứng với sự trôi qua của thời gian

 

 

• Liệt kê các mục tiêu SMART.

 

• Xác định thứ tự ưu tiên của các mục tiêu.

 

• Đừng chần chừ. Hãy làm ngay từ bây giờ kể cả khi thời hạn hoàn thành còn xa. Hãy lập một danh sách “các việc cần làm” hàng ngày.

 

• Lên kế hoạch thời gian sao cho thuận lợi nhất. Sự gián đoạn là một phần trong công việc. Hãy nghĩ rằng sẽ có những hành động không thể dự đoán trước khi bạn giám sát người khác. Hãy mềm dẻo và lên kế hoạch sử dụng thời gian mỗi ngày cho những việc không lường trước. Khuyến khích mọi người lên lịch họp làm việc.

 

 

Kiểm soát sự căng thẳng

Hiệu quả công việc của một người giám sát là kết quả của cách thực hành hàng ngày các kỹ năng quản lý. Do đó, việc sử dụng thời gian hợp lý sẽ trở thành thước đo sự thành công. Tuy nhiên, mong muốn thành công có thể vấp phải nhiều kết quả không ngờ trước: ví dụ như kiệt quệ sức lực, sự không hài lòng, và mất ngủ. Cố sức để thành công có thể là nguyên nhân dẫn đến căng thẳng.

 

Sự căng thẳng là một phản ứng tinh thần và phản ứng hoocmôn khi cơ thể phải chịu áp lực từ các sự kiện bên ngoài hoặc các vấn đề bên trong. Phản ứng nảy sinh này khiến cho con người gắng sức quá mức cần thiết để làm công việc một cách tốt nhất, và để nhảy ra khỏi một cái xe đang đi chệch hướng. Phản ứng này được biết đến với cái tên “chạy trốn hay chiến đấu” (chiến đấu hay chạy trốn khỏi kẻ thù). Rắc rối xảy đến khi phản ứng “chạy trốn hay chiến đấu” nảy sinh do có quá nhiều khó khăn xảy ra cùng một lúc, hoặc khi các khó khăn tồn tại quá lâu. Khi đó, con người có thể trở nên quá căng thẳng, cả về thể xác cũng như tinh thần. Nếu không kiểm soát được bản thân, sự căng thẳng quá mức và không giải tỏa được có thể làm tổn hại sự phòng vệ tự nhiên đối với bệnh tật.

 

Những người giám sát có thể quản lý thời gian sẽ được đền bù bằng cảm giác kiểm soát được cuộc sống của mình. Cùng với cảm giác kiểm soát này là cảm giác bình an - làm giảm sự căng thẳng. Chủ tịch Hyrum W. Smith của Franklin Covey đã nói “cái mà chúng tôi thực sự bán là sự có được và duy trì trạng thái bình an bên trong”.