Các yếu tố quyết định làm việc từ xa hiệu quả

, mà rộng hơn là chuyển đổi số sẽ trở thành chiến lược lâu dài của không chỉ các tập đoàn khổng lồ mà cả các công ty vừa và nhỏ. Sẽ có một sự biến chuyển về văn hóa doanh nghiệp, cách ứng xử của công ty với sự vận động của xã hội", Lê Đình Hiếu, CEO và Founder của Học viện G.A.P, chuyên đào tạo kỹ năng và tư duy cho người trẻ cho hay. Startup này đã thực hiện làm việc từ xa nhiều tuần nay nhằm đảm bảo an toàn khi dịch Covid-19 diễn biến phức tạp.

Từ kinh nghiệm làm việc tại các tổ chức quốc tế và trong nước cùng nhiều năm điều hành startup, Lê Đình Hiếu đúc rút 6 lưu ý để vận hành một startup từ xa hiệu quả dưới đây:

Quá trình làm việc từ xa là minh chứng rõ ràng cho năng lực truyền cảm hứng từ đội ngũ lãnh đạo. Để quản trị "đội ngũ phân tán" thành công, trước hết, người quản trị cần ý thức nhân viên về tầm quan trọng của hiệu suất (KPIs) thay cho sự hiện diện, giúp họ cảm thấy năng lực được đánh giá đúng và hết mình cống hiến.

Ngoài ra, lãnh đạo biết trao quyền, giúp nhân viên tăng năng suất, nâng cao năng lực, vượt ra giới hạn bản thân cũng là một cách tạo động lực. Điều này thể hiện ở việc cấp trên đặt niềm tin, dám giao phó những nhiệm vụ quan trọng và hỗ trợ nhân viên trong quá trình thực hiện.

Theo chuyên gia, với làm việc từ xa, kỹ năng truyền đạt thông tin của mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng. Đây cũng là một trong những điểm yếu của nhiều nhân sự trẻ Việt Nam. Trao đổi thông tin qua Internet hay gặp sự cố kết nối, không có giấy bút, bảng viết để minh họa... là những khó khăn khi làm việc thông qua các ứng dụng, nền tảng. Bởi vậy, mỗi thành viên cần cải thiện các kỹ năng như diễn đạt đúng, đủ ý để quá trình họp, làm việc thông suốt và hiệu quả.

Ngoài ra, cách báo cáo, cập nhật công việc cũng cần chú trọng. "Nghe thì đơn giản, nhưng có những trường hợp nhân viên suốt ngày báo cáo từ chuyện lớn tới chuyện nhỏ, không cần thiết, một thái cực khác là không báo cáo gì cho đến khi sát deadline hoặc khi sếp hỏi", chuyên gia giải thích, đồng thời nhấn mạnh, "báo cáo một cách vừa đủ" cũng là một kỹ năng quan trọng.

Tính kỷ luật hay hiểu cách khác không để ai phải quản lý, thúc giục, tự cá nhân đảm bảo cam kết với những gì được giao. Đó không chỉ là trách nhiệm mà còn lòng tự trọng, tự tôn. Quá trình làm việc từ xa rất dễ gặp tình trạng quản lý phải nhắc nhở, đốc thúc nhân viên từng việc để thực hiện.

Theo chuyên gia Lê Đình Hiếu, trong tâm lý học có hai yếu tố tạo động lực tốt cho con người, "khi rất yêu một thứ để hy sinh hết mình, hoặc khi sợ hãi để chiến đấu đến cùng". Kinh nghiệm làm việc của anh cũng cho thấy, các tập đoàn lớn là nơi văn hóa thưởng phạt rất khắc nghiệt, kỷ luật đặt lên hàng đầu.

Riêng với startup giáo dục hiện tại, vị CEO điều hành theo yếu tố "tình yêu". Theo đó, khi tuyển dụng, anh tìm kiếm ở các ứng viên tình yêu dành cho giáo dục và trẻ em, cùng với khao khát đóng góp cho xã hội và cộng đồng. Hàng tháng, đơn vị có những buổi nói chuyện để truyền lửa, những hoạt động để giúp mọi thành viên nâng cao ý thức tự giác và trách nhiệm công việc.

Những tổ chức có nền tảng văn hóa tích cực, tư duy phát triển (growth mindset) sẽ có sự kết dính cao giữa các thành viên. Khi đó, dù mỗi người ngồi một chỗ, công việc vẫn đảm bảo trơn tru, thể hiện ở tính tương hỗ và đòn bẩy giữa công việc của mọi người. Ngược lại, những công ty kết nối kém, nơi mỗi thành viên chăm chăm làm đúng mảng được giao, khi "phân tán" sẽ rất khó khăn.

Văn hóa là giá trị mà mỗi người cùng xây dựng và thực hiện qua hành động nhỏ mỗi ngày. Khi làm việc từ xa, các tổ chức có thể chọn cách đơn giản như tổ chức buổi cảm ơn, vinh danh online các cá nhân, với phần thưởng nhỏ khích lệ tinh thần.

Riêng với G.A.P, thời gian này, các sự kiện như workshop với trẻ em câm điếc, một phần để nhằm truyền tải sứ mệnh, mục tiêu và giá trị của công ty, phải hoãn lại vì dịch bệnh. Tuy nhiên, những câu chuyện truyền cảm hứng về trẻ em, khách hàng, học trò của G.A.P vẫn được mọi người thường xuyên chia sẻ. Đó là cách startup áp dụng xây dựng văn hóa khi làm việc từ xa.

Tiêu chuẩn chất lượng cần truyền tải rõ ràng, thông suốt, đồng nhất từ trên xuống dưới, đảm bảo các "mắt xích" trong tổ chức ăn khớp, không mất thời gian để chỉnh sửa giữa các đội nhóm, thành viên. Trong bối cảnh làm việc từ xa, điều này rất quan trọng.

Một người quản lý có thể đặt niềm tin vào nhân viên, nhưng quyết định phải dựa trên số liệu, cụ thể hóa mục tiêu qua từng tuần, từng tháng. Các công ty cần xây dựng một hệ thống kiểm soát chính xác tiến độ thực hiện hàng ngày. Để làm điều này, cần có công nghệ và hệ thống quản trị tốt. Không chỉ giúp công việc trơn tru, tối ưu năng suất, công cụ này sẽ cung cấp đủ thông tin, đủ góc nhìn, dữ liệu để ra những quyết định cần thiết.

Hiện nay có rất nhiều công cụ như phần mềm, ứng dụng, mạng xã hội... hỗ trợ doanh nghiệp triển khai làm việc từ xa một cách tiện lợi. Nhiều người sẽ đặt yếu tố miễn phí lên hàng đầu. Tuy nhiên, mỗi tổ chức cần chắc chắn rằng công cụ quản trị công việc là phù hợp.

Thứ nhất là tính dễ dùng, bởi có những công cụ rất phức tạp, không phải ai cũng có thể tự hiểu để sử dụng, gây mất thời gian cho nhiều khâu trong công việc.

Thứ hai là phải phù hợp với ngân sách công ty. Doanh nghiệp nhỏ không nên chi quá nhiều cho công nghệ. Hiện có nhiều công cụ miễn phí hay phù hợp với túi tiền, giảm bớt gánh nặng chi phí cho tổ chức.