6 lỗi gửi email cơ bản mà dễ mắc phải

đang hoạt động tăng nhanh, dự kiến sẽ đạt gần 6 tỷ vào năm 2020, không có gì lạ khi email là một xu hướng bán hàng và Marketing không thể thay thế…

Nhưng có quá nhiều email trong hộp thư đến của người dùng ngày nay. Làm thế nào để bạn nổi bật? Đối với người mới bắt đầu, tránh mắc phải 12 sai lầm này nếu không email của bạn sẽ đi thẳng vào mục thư rác

Reply all là chức năng có thể tốt hoặc xấu. Nhưng khi nào tốt, khi nào không? Dưới đây là phần giới thiệu nhanh về thời điểm sử dụng Reply (Trả lời) so với Reply All (Trả lời Tất cả):

Phản hồi của bạn sẽ tác động đến 70% hoặc nhiều người hơn trong chuỗi

Bạn nghĩ nhiều hơn 2 người sẽ bị làm phiền nếu bạn nhấn Reply all (Trả lời tất cả)

Nếu bạn không cần phải trả lời tất cả mọi người trong email của mình nhưng cần trả lời một hoặc hai người, thì đây là thời điểm tuyệt vời để chọn “Reply” và “CC” những người có liên quan.

Không có lý do gì cho lỗi chính tả trong thế giới kỹ thuật số ngày nay. Ngay cả khi bạn chỉ gửi một hoặc hai dòng văn bản, hãy kiểm tra kĩ càng để không sót một lỗi nào dù rất nhỏ. Dưới đây là một vài công cụ kiểm tra:

Hemingway Editor bắt lỗi chính tả, dấu câu, chạy trên câu và đoạn văn khó đọc.

Grammarly có một tiện ích mở rộng Chrome tuyệt vời chỉnh sửa công việc của bạn trong thời gian thực – ngay cả trong trình duyệt email của bạn.

Khi bạn kiểm tra ngữ pháp và chính tả, hãy kiểm tra kỹ xem tên người nhận, tên công ty và địa chỉ email của bạn có được viết đúng không. Lỗi chính tả sẽ gây ấn tượng xấu, mất đi tính chuyên nghiệp với khách hàng tiềm năng của bạn.

Bạn có thể đã nhận được một trong những điều này. Nó có thể trông giống như, “Re: Cuộc họp tuần tới” hoặc “Theo dõi cuộc gọi ngày hôm qua”. Vấn đề là bạn chưa bao giờ nói chuyện với những người này. Dòng chủ đề của họ chỉ đơn giản là một mánh khóe để giúp bạn mở, đọc và trả lời.

Đừng gửi loại chủ đề này. Đó là sự lười biếng, không trung thực và đáng bị chuyển thẳng vào thư rác. Tìm kiếm một cách tốt hơn để chế tạo các dòng chủ đề thu hút sự chú ý? Nghiên cứu các tác phẩm kinh điển, thử một cách tiếp cận hài hước hơn hoặc sử dụng các công cụ kiểm tra dòng chủ đề.

Nếu bạn đã bắt đầu một email với “Gửi đến ai có thể quan tâm”, bạn có lỗi khi sử dụng lời chào lười biếng. Internet đã khiến cho việc tìm ra tên, địa chỉ email và chức danh chuyên nghiệp của người bạn đang gửi email một cách dễ dàng.

Cho dù bạn đang gửi email cho người quản lý tuyển dụng hoặc khách hàng tiềm năng, hãy dành năm phút để tìm hiểu một chút xem bạn đang nói chuyện với ai.

Thực sự không thể tìm thấy tên hoặc tiêu đề của người nhận của bạn? Chỉ cần gửi email của bạn đến bộ phận mà bạn đang cố gắng tiếp cận. Ví dụ: nếu bạn đang xin việc, bạn có thể gửi email, “Kính gửi người quản lý tuyển dụng” hoặc “Đội ngũ bán hàng thân mến”. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn tránh những lời chào kiểu cũ như “Kính gửi ông hoặc bà”.

Năm 2018, Litmus đã thống kê 46% tất cả các email mở xảy ra trên tài khoản di động. Vì vậy, nếu bạn viết một đoạn văn dài tám câu mà không có dấu đầu dòng hoặc định dạng, thì nó có khả năng một phần lớn độc giả của bạn sẽ đóng email của bạn trước khi họ đọc dòng đầu tiên.

Và, hãy trung thực, không ai thích đọc email dài – ngay cả từ máy tính. Định dạng email của bạn với các đoạn văn ngắn (không quá một đến hai câu mỗi câu), dấu đầu dòng, liên kết và danh sách.

Điều này giữ cho mắt người nhận di chuyển xuống trang, làm cho tin nhắn của bạn thân thiện hơn với thiết bị di động và tăng cơ hội nhận được trả lời.

Gửi email vào đêm khuya hoặc cuối tuần không cho thấy sự chuyên nghiệp. Trên thực tế, email ngoài giờ có thể có tác dụng ngược lại.

Gửi email ngoài giờ làm việc bình thường (8:00 sáng đến 5:00 chiều) có thể báo hiệu công ty của bạn đang hoạt động kém, bạn không có kỹ năng quản lý thời gian.

Hãy gửi email trong giờ làm việc và nếu bạn phải trả lời email vào ban đêm hoặc cuối tuần, hãy lên lịch để gửi vào buổi sáng đầu tiên trong tuần làm việc.