Viết mail nghỉ việc và các quy trình cần thực hiện

  từ chức hoặc một hình thức văn bản khác thể hiện việc nhân viên quyết định muốn chủ động nghỉ việc.

 

2. Cam kết bảo mật thông tin

 

Một bản cam kết tương tự đã được ký kết lúc nhân viên mới nhận việc, nhưng mới chỉ nhấn mạnh vào trách nhiệm và nghĩa vụ của cá nhân trong quá trình làm việc tại công ty. Bây giờ, khi nhân viên đã không còn là một phần trong đội ngũ nhân sự nữa, bản cam kết mới với một số điều khoản thay đổi là cần thiết.

 

3. Biên bản bàn giao công việc

 

Biên bản bàn giao công việc là loại giấy tờ không thể thiếu khi một nhân viên của bạn rời đi. Người nhận bàn giao sẽ là quản lý trực tiếp của nhân viên đó.

 

Một số thông tin cần có trong biên bản:

 

Checklist các đầu việc đã hoàn thành

Checklist các đầu việc đang làm dở dang

Checklist các đầu việc chưa làm

Nơi lưu trữ các tài liệu và dữ liệu đã tích luỹ được trong quá trình làm việc

Tên tài khoản + mật khẩu đăng nhập vào các tài khoản thuộc sở hữu chung của công ty như tài khoản G-suite, tài khoản Dropbox, tài khoản đăng nhập vào phần mềm trả phí (do công ty chịu phí),...

 

Checklist công việc cùng với tình trạng của nó càng đặc biệt cần thiết nếu nhân viên của bạn đang làm việc theo các dự án. Những đồng nghiệp khác sẽ cần làm tiếp những gì? Người mới tuyển vào thay thế phải bắt đầu từ đâu? Làm thế nào để kiểm tra lại kết quả một công việc cũ? Những câu hỏi này sẽ được làm rõ khi nhìn vào biên bản bàn giao công việc.

 

Lưu ý rằng nhân viên của bạn không phải là một con robot để có thể tổng kết lại được toàn bộ công việc cũng như chi tiết cách thức làm từng việc. Bạn không thể đòi hỏi họ phải liệt kê đủ 100 đầu việc nếu như họ khẳng định bản thân chỉ giới hạn tới con số 60.

 

Vậy giải pháp tối ưu nhất trong trường hợp này là gì?

 

Là bạn cần lên kế hoạch chi tiết và giao việc cho nhân viên trên một hệ thống chuyên nghiệp, đồng thời cho phép nhân viên cập nhật các kết quả làm việc trên đó. Quá trình này cần diễn ra từ trước và xuyên suốt thời gian làm việc của nhân viên, chứ không phải chỉ đến khi nghỉ việc mới vô vọng lục lại trí nhớ.

 

 

Gợi ý: Phần mềm quản lý công việc & dự án Base Wework được thiết kế để hệ thống hoá và theo dõi trực quan tất cả công việc và tiến độ thực hiện của nhân viên. Một số dữ liệu mà phần mềm ghi lại real-time rất hữu ích cho bất kỳ việc bàn giao hay đánh giá nào:

 

Mỗi nhân viên đang tham gia bao nhiêu dự án / phòng ban, vai trò như thế nào

 

Checklist công việc của nhân viên đó trong từng dự án / phòng ban

 

Mô tả công việc (deadline, dữ liệu có sẵn, tài liệu liên quan,...)

 

Trạng thái từng đầu việc (đã hoàn thành / đang hoàn thành / quá hạn)

 

Kết quả thực hiện từng đầu việc (dạng text hoặc file)

 

Các bình luận, trao đổi xoay quanh mỗi đầu việc

 

Hơn nữa, ứng dụng Base Drive được tặng kèm chính là kho lưu trữ tài liệu nội bộ rất bảo mật và khoa học.

 

Quản lý các nhiệm vụ, công việc của từng nhân sự dễ dàng hơn với ứng dụng Base Wework

 

4. Biên bản bàn giao trang thiết bị

 

Khi nhân viên vào nhận việc, công ty sẽ cấp cho họ một số trang thiết bị cần thiết để phục vụ công việc như máy tính, máy in, điện thoại, tủ đồ mini, chìa khoá,... với một biên bản bàn giao gồm các điều luật và quy định.

 

Khi nhân viên đó nghỉ việc, lẽ dĩ nhiên là cần một biên bản bàn giao lại những thứ đó cho công ty. Lưu ý rằng bạn có quyền yêu cầu bồi thường hay đền bù bất kỳ tài sản nào thuộc sở hữu của công ty mà nhân viên đánh mất, làm hư hại,... (điều này đã thoả thuận rõ trong biên bản bàn giao lúc nhận việc).

 

5. Các tài liệu liên quan tới thuế và bảo hiểm

 

Các tài liệu chuyên môn kế toán như thế này cần có thời gian để chuẩn bị. Lý tưởng nhất, nhân viên nên nhận những thứ này vào ngày làm việc cuối cùng. Nhưng trên thực tế nhân viên có thể nghỉ việc và quay lại công ty khoảng 2-3 ngày sau đó để hoàn tất các thủ tục giấy tờ này.